ZARZĄDZENIE NR 8/2016 z dnia 10.01.2016r. w sprawie wprowadzenia Procedury dokonywania samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE NR 8/2016

 

Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

 

z dnia 10.01.2016r.

 

w sprawie wprowadzenia Procedury dokonywania samooceny
w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej
w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

Działając na podstawie art. 68, 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 855 z poźn. zm.) oraz  w oparciu o Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów
z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF. z 2009 r. Nr 15 poz. 84.) i  Komunikatu Nr 3 z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 2 poz. 11),

zarządza się, co następuje:

 

§ 1.

 

Wprowadza się do stosowania w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku Procedurę dokonywania samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, która stanowi Załącznik do niniejszego zarządzenia

 

  • § 2.

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 


ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia nr 8/2016.
Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku w sprawie wprowadzenia Procedury dokonywania samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

 

 

 

PROCEDURA DOKONYWANIA SAMOOCENY
W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W GMINNYM OŚRODKU KULTURY W CISKU

 

§ 1.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

1)   „Instytucji, GOK” – oznacza to Gminny Ośrodek Kultury w Cisku;

2)   „Dyrektorze, Kierowniku Jednostki” – oznacza to Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku;

3)   „kadrze zarządzającej  (kierowniczej)”- oznacza to osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych w Instytucji oraz samodzielnych stanowiskach pracy;

4)   „pracownikach” – oznacza to pozostałych pracowników zatrudnionych na umowę
o pracę w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku;

5)   „komórce organizacyjnej”- należy przez to rozumieć odpowiednio Bibliotekę Publiczną, Księgowość, pracowników działalności podstawowej GOK;

6)   „kwestionariuszu samooceny” – ankieta, w której dokumentowane są wyniki oceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.

7)   „analizie” - jest metodą wykorzystywaną do pomiaru pośredniego opinii pracowników
w zakresie analizowanego problemu poprzez interpretację słowną i/lub graficzną zebranego materiału.

 

§ 2.

  1. Samoocena kontroli zarządczej  zwana dalej „samooceną”, to proces, w którym dokonywana jest ocena funkcjonowania kontroli zarządczej przez pracowników i kadrę kierowniczą.
  2. Celem przeprowadzania samooceny jest stałe usprawnianie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Instytucji.
  3. Na potrzebę samooceny kontroli zarządczej tworzy się ankietę, która skierowana jest do pracowników i kadry kierowniczej pracującej w obrębie Instytucji.
  4. W GOK samoocenę przeprowadza się przy zachowaniu zasady rzetelności
    i bezstronności realizowanych ocen, poprzez nawiązanie do istniejących dowodów funkcjonującego systemu kontroli zarządczej. W tym celu należy wykorzystać informacje zebrane w wyniku:

 

1)   sprawowanego nadzoru merytorycznego;

2)   monitoringu działalności;

3)   analizy i oceny ryzyka;

4)   informacji przekazywanych przez pracowników GOK, które mogą mieć znaczenie dla oceny i doskonalenia kontroli zarządczej;

5)   informacji na temat stworzonych procedur/dokumentacji z zakresu kontroli zarządczej
w GOK.

  1. Samoocena kontroli zarządczej w GOK przebiega w następującej kolejności:

1)   wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację samooceny;

2)   określenie zakresu samooceny;

3)   opracowanie kwestionariuszy;

4)   przeprowadzenie samooceny i stworzenie informacji zbiorczej;

5)   analiza i udokumentowanie wyników.

 

  • § 3.
  1. Kierownik Jednostki może wyznaczyć osobę czy też zespół, który będzie odpowiedzialny za koordynację samooceny.
    1. Koordynatorem powinna być osoba posiadająca jak największą wiedzę z zakresu kontroli zarządczej.

 

  • § 4.

OKREŚLENIE ZAKRESU SAMOOCENY

  1. Samoocena może być prowadzona w zakresie:

1)      Całej Instytucji;

2)      Wybranego obszaru (pionu, biblioteki/ komórki organizacyjnej będących w strukturze GOK);

3)      Wybranego zagadnienia np. zarządzanie ryzykiem.

  1. Po ustaleniu zakresu samooceny należy określić zbiór osób, do których skierowane zostaną ankiety. Zbiór ten powinien być adekwatny do zakresu samooceny.

 

§ 5.

OPRACOWANIE KWESTIONARIUSZY SAMOOCENY KONTROLI ZARZĄDCZEJ

  1. Samoocena przeprowadzana jest raz w roku z wykorzystaniem kwestionariuszy samooceny
    w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej
  2. Kwestionariusze przygotowuje Kierownik Jednostki lub osoba przez niego upoważniona
    do  ............................... każdego roku.
  3. W celu utworzenia prawidłowej ankiety należy opierać się na poniższych zasadach:

1)      Wybór formy pytania (zamknięte, otwarte, półotwarte);

2)      Pytania należy formułować w sposób jasny, zrozumiały, pozbawiony dwuznaczności;

3)      Pytania powinny być formułowane w sposób precyzyjny (tak, by pracownik wiedział dokładnie, o co jest pytany);

4)      Należy unikać pytań zbyt ogólnych, obejmujących kilka zagadnień;

5)      Należy unikać pytań podwójnych (tzw. pytanie w pytaniu);

6)      Pytania powinny być krótkie i proste składniowo;

7)      Należy unikać obciążonych pytań i pojęć, tzw. pytań sugerujących daną odpowiedź (np. „Na czym polega nieprawidłowość działania systemu kontroli zarządczej
w Instytucji?”- zakłada się, że jest ona nieprawidłowa);

8)      Należy unikać rozpoczynania pytań od zwrotów „Wszyscy wiedzą, że…”, „Jak wiadomo…”, „Zawsze..”, „Żaden”, „Nigdy” itp.;

9)      Pytania powinny być stawiane w odpowiedniej kolejności;

10)       Należy unikać pytań z podwójnym zaprzeczeniem;

11)       Pytanie powinno być wyrażone w formie grzecznościowej (Pan, Pani, Państwo);

12)       Należy unikać bezosobowego zwracania się do badanych.

  1. Wzór kwestionariusza samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej procedury.
  2. Kwestionariusze przekazuje się pracownikom osobiście lub drogą elektroniczną. Wszelkie  pytania i wątpliwości, należy zgłosić do Kierownika Jednostki.
  3. Kwestionariusze są anonimowe. Jeśli Kierownik Jednostki podejmie decyzje o potrzebie przygotowania ankiet dedykowanych konkretnym osobom lub stanowiskom powinny one zostać podpisane przez osoby wypełniające, co wskazuje się w formularzach ankiet.
  4. Osoby wskazane w ust. 5 przekazują wypełnione kwestionariusze w zaklejonej kopercie
    do Kierownika Jednostki.
  5. W Kwestionariuszach zawarto pytania zamknięte z możliwością wyboru jednej z trzech odpowiedzi.
  6. Każdy pracownik zgłasza do Kierownika Jednostki propozycję zestawów pytań/wątpliwości z zakresu kontroli zarządczej, które powinny znaleźć się w kwestionariuszu.

 

§ 6.

INFORMACJA ZBIORCZA

  1. Kierownik Jednostki lub osoba przez niego upoważniona opracowuje wyniki samooceny i wypełnia kwestionariusze funkcjonowania kontroli zarządczej.
  2. Pracownicy oraz kadra kierownicza wyrażają opinie, sugestie, zastrzeżenia lub propozycje dotyczące opiniowanych tematów.
  3. Informację zbiorczą otrzymuje się na podstawie wypełnionych i złożonych kwestionariuszy.
  4. Do określenia poziomu ogólnego stanu kontroli zarządczej na podstawie wyników samooceny stosuje się poniższą skalę:

1)      do 50% ocen pozytywnych ogółem wskazuje, że nie funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza;

2)      powyżej 50% do 70% ocen pozytywnych ogółem wskazuje, że w ograniczonym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza;

3)      powyżej 70% do 85% ocen pozytywnych ogółem wskazuje, że w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza;

4)      powyżej 85% ocen pozytywnych ogółem wskazuje, że stan kontroli zarządczej jest optymalny, wymagający jedynie bieżącego monitorowania.

  1. Nie uzyskanie minimum 50% pozytywnej oceny spełniania wymogów danego standardu wymaga podjęcia działań w celu uzyskania informacji w tym zakresie także z innych źródeł niż samoocena.

 
 

 

 

§ 7.

ANALIZA

  1. W momencie pozyskania informacji zbiorczej zapisanej w kwestionariuszu, ankiety zostają zsumowane, a jej wyniki poddane obszernej analizie.
  2. Analiza powinna być dokonana przez Kierownika Jednostki lub osobę przez niego upoważnioną, przy wykorzystaniu wykresów słupkowych, kołowych, diagramów oraz za pomocą zestawienia danych w tabelach.
  3. Każde pytanie zawarte w kwestionariuszu powinno być poddane analizie.
  4. Kierownik Jednostki lub osoba przez niego upoważniona  sporządza raport z zakresu stanu wdrożenia oraz funkcjonowania poszczególnych standardów kontroli zarządczej na podstawie wyników samooceny i załączonego Kwestionariusza zbiorczego.
  5. Raport zawiera przynajmniej następujące informacje:

1)      cel przeprowadzanej samooceny;

2)      zakres samooceny (zarówno przedmiotowy, jak i podmiotowy);

3)      wyniki samooceny;

4)      ogólna ocena stanu kontroli zarządczej.

  1. Wynikiem przeprowadzonej samooceny powinna być propozycja działań umożliwiających usprawnienie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Instytucji, a także zapobieganie nieprawidłowościom, stratom lub złemu zarządzaniu.

 

§ 8.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Każdy pracownik Instytucji jest zobowiązany do aktywnego udziału w procesie samooceny, w szczególności poprzez udzielenie szczerych i otwartych odpowiedzi na temat ankietowanych zagadnień oraz terminowe złożenie wypełnionych ankiet.
  2. Kierownik Jednostki lub osoba przez niego upoważniona odpowiada za aktualizację niniejszej procedury oraz uwzględnia wszelkie uwagi pracowników i kadry kierowniczej związane ze skutecznością osiągania celów samooceny.

 

 
 


ZAŁĄCZNIK NR 1 do Procedury dokonywania samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

 

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ DLA KADRY KIEROWNICZEJ
GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W CISKU

W ……….ROKU

 

 

 

Uwaga:

 

Ilekroć w pytaniu jest mowa o:

Jednostce- należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Cisku.

Komórce organizacyjnej- należy przez to rozumieć odpowiednio Bibliotekę, księgowość lub pracowników działalności podstawowej GOK.

W przypadku zaznaczenia opcji NIE lub NIE WIEM mile widziany jest krótki komentarz w rubryce UWAGI.

 

Komórka organizacyjna ………………………

 

  1. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

I. Przestrzeganie wartości etycznych

Lp.

PYTANIE

Tak

Nie

Nie wiem

Uwagi

  1.  

Czy w Jednostce przyjęty jest Kodeks etyki i czy wszyscy pracownicy przestrzegają zasad w nim określonych?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce przyjęto określony sposób reagowania w przypadku nieetycznego postępowania?

 

 

 

 

II. Kompetencje zawodowe

  1.  

Czy dokonywane są oceny okresowe pracowników Jednostki

 

 

 

 

  1.  

Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje się oceny wykonywania przez nich zadań?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce jest opracowywany plan szkoleń wewnętrznych  stosownie do uzasadnionych potrzeb  pracowników ?

 

 

 

 

  1.  

Czy pracownicy posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań?

 

 

 

 

  1.  

Czy Jednostka ma ustalone pisemne procedury i zasady naboru, które są dostępne dla wszystkich starających się o pracę?

 

 

 

 

  1.  

Czy proces rekrutacji jest jawny i otwarty?

 

 

 

 

III. Struktura organizacyjna

  1.  

Czy Jednostka posiada regulamin organizacyjny określający zakres uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, samodzielnych stanowisk?

 

 

 

 

  1.  

Czy ustalona struktura organizacyjna jest dostosowana do celów i zadań realizowanych w Jednostce oraz czy dokonuje się jej przeglądu?

 

 

 

 

  1.  

Czy struktura organizacyjna jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana?

 

 

 

 

IV. Delegowanie uprawnień

  1.  

Czy w Jednostce zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków)?

 

 

 

 

B. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

V. Misja

  1.  

Czy Jednostka ma określoną misję?

 

 

 

 

  1.  

Czy misja jest znana i dostępna pracownikom?

 

 

 

 

VI. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

  1.  

Czy w Jednostce/ komórce organizacyjnej zostały określone cele do osiągnięcia i zadania do realizacji w bieżącym roku (np. jako plan działalności)

 

 

 

 

  1.  

Czy do realizacji poszczególnych celów/zadań przypisane zostały określone komórki organizacyjne /zespoły/osoby odpowiedzialne za ich realizację?

 

 

 

 

  1.  

Czy cele i zadania na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? – (należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 21 brzmi TAK)

 

 

 

 

  1.  

Czy wykonanie celów/zadań jest monitorowane?

 

 

 

 

VII. Identyfikacja ryzyka

  1.  

Czy dokonuje się (w udokumentowany sposób) identyfikacji ryzyk w odniesieniu do realizowanych celów i zadań Jednostki/ komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)?

 

 

 

 

VIII. Analiza ryzyka

  1.  

Czy zostało określone prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków?

 

 

 

 

  1.  

Czy został określony akceptowalny poziom ryzyka?

 

 

 

 

IX. Reakcja na ryzyko

  1.  

Czy w sposób formalny określono działania związane z eliminacją najpoważniejszych ryzyk?

 

 

 

 

C. MECHANIZMY KONTROLI

X. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

  1.  

Czy procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności itp. mają formę papierową?

 

 

 

 

  1.  

Czy wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne i inne dokumenty regulujące działalność Jednostki są na bieżąco aktualizowane i zgodne z przepisami prawa?

 

 

 

 

XI. Nadzór

  1.  

Czy w Jednostce prowadzony jest właściwy nadzór, w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania są realizowane?

 

 

 

 

XII. Ciągłość działalności

  1.  

Czy w Jednostce są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników?

 

 

 

 

  1.  

Czy Jednostka zapewnia utrzymanie w szczególności ciągłości jej operacji finansowych i gospodarczych?

 

 

 

 

  1.  

Czy zostały określone środki zaradcze w przypadku losowej nieobecności pracowników pełniących kluczowe funkcje w Jednostce?

 

 

 

 

  1.  

Czy system zastępstw określony został w sposób formalny i ma odzwierciedlenie w opisach stanowisk, zakresach czynności, innych dokumentach?

 

 

 

 

  1.  

Czy Jednostka posiada system zapewniający tworzenie kopii zapasowych danych informatycznych?

 

 

 

 

XIII. Ochrona zasobów

  1.  

Czy Jednostka posiada odpowiednie zabezpieczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informatycznych?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce wprowadzono odpowiednie mechanizmy w celu ochrony danych osobowych, np. upoważnienia, zmiana haseł komputerowych, kontrola dostępu?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce prowadzone są okresowe inwentaryzacje?

 

 

 

 

  1.  

Czy mienie Jednostki jest ubezpieczone?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce powierzana jest odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki (w formie pisemnej)?

 

 

 

 

XIV. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

  1.  

Czy w Jednostce operacje finansowe i gospodarcze są rzetelnie dokumentowane zgodnie z obowiązującymi procedurami?

 

 

 

 

  1.  

Czy wszelkie operacje gospodarcze i finansowe, przed ich realizacją, są przez Pana/ ą zatwierdzane?

 

 

 

 

  1.  

Czy operacje finansowe, gospodarcze i inne znaczące zdarzenia są weryfikowane przed i po ich wykonaniu?

 

 

 

 

XV. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

  1.  

Czy określono mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych?

 

 

 

 

  1.  

Czy dostęp do zasobów informatycznych mają wyłącznie uprawnione osoby odpowiednio do zakresu przydzielonego dostępu?

 

 

 

 

D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA

XVI. Bieżąca informacja

  1.  

Czy otrzymuje Pani/Pan we właściwej formie i czasie odpowiednie i rzetelne informacje potrzebne do wypełniania obowiązków?

 

 

 

 

XVII. Komunikacja wewnętrzna

  1.  

Czy Pana/i zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz komórki organizacyjnej?

 

 

 

 

XVIII. Komunikacja zewnętrzna

  1.  

Czy w Jednostce funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

 

 

 

 

  1.  

Czy istnieje możliwość składania skarg i wniosków do Jednostki przez petentów i klientów zewnętrznych?

 

 

 

 

E. MONITOROWANIE I OCENA

XIX. MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

  1.  

Czy monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej?

 

 

 

 

XX. SAMOOCENA

  1.  

Czy w Jednostce co najmniej raz w roku dokonywana była pisemna analiza systemu kontroli zarządczej w formie samooceny?

 

 

 

 

  1.  

Czy stosowana w Jednostce forma oceny funkcjonowania kontroli zarządczej (kwestionariusze )Pana / i zdaniem jest wystarczająca?

 

 

 

 

  1.  

Czy wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli pozwalają na uzyskanie zapewnienia, że kontrola zarządcza funkcjonuje bez zastrzeżeń?

 

 

 

 

XXI. AUDYT WEWNĘTRZNY

  1.  

Czy rola audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Jednostki?

 

 

 

 

                 

 
 

 

ZAŁĄCZNIK NR 2 do Procedury dokonywania samooceny w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

 

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA KONTROLI ZARZĄDCZEJ DLA PRACOWNIKÓW
GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W CISKU

W ……….ROKU

 

 

Uwaga:

 

Ilekroć w pytaniu jest mowa o:

Jednostce- należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Cisku.

Komórce organizacyjnej- należy przez to rozumieć odpowiednio Bibliotekę, księgowość lub pracowników działalności podstawowej GOK.

W przypadku zaznaczenia opcji NIE lub NIE WIEM mile widziany jest krótki komentarz w rubryce UWAGI.

 

Komórka organizacyjna………………………

 

  1. ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE

I. Przestrzeganie wartości etycznych

Lp.

PYTANIE

Tak

Nie

Nie wiem

Uwagi

  1.  

Czy w Jednostce przyjęty jest Kodeks etyki i czy wszyscy pracownicy przestrzegają zasad w nim określonych?

 

 

 

 

  1.  

Czy znajomość zasad etycznych  potwierdził Pan/i swoim podpisem na oświadczeniu?

 

 

 

 

  1.  

Czy osoby zarządzające wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami?

 

 

 

 

  1.  

Czy są Panu/ Pani znane przyjęte sposoby reagowania w przypadku nieetycznego postępowania?

 

 

 

 

II. Kompetencje zawodowe

  1.  

Czy dokonywane są oceny okresowe pracowników ?

 

 

 

 

  1.  

Czy był/ a  Pan/ i zapoznany/ a z kryteriami, za pomocą których dokonuje się oceny wykonywanych przez Pana/ ąą zadań?

 

 

 

 

  1.  

Czy uczestniczy Pan/ i w szkoleniach podwyższających kompetencje i umiejętności?

 

 

 

 

  1.  

Czy szkolenia, w których Pan/i uczestniczył/a były przydatne na zajmowanym stanowisku?

 

 

 

 

  1.  

Czy Jednostka stwarza warunki i umożliwia podnoszenie kwalifikacji ( dopłaty do studiów, kursy językowe)?

 

 

 

 

  1.  

Czy proces rekrutacji  do Jednostki jest jawny i otwarty?

 

 

 

 

III. Struktura organizacyjna

  1.  

Czy Jednostka posiada regulamin organizacyjny określający zakres uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych, samodzielnych stanowisk?

 

 

 

 

IV. Delegowanie uprawnień

  1.  

Czy ma Pan/ i pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakres obowiązków)?

 

 

 

 

B. CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM

V. Misja

  1.  

Czy jest Pani/Panu znana Misja Jednostki oraz czy jest ogólnie dostępna?

 

 

 

 

VI. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji

  1.  

Czy są Panu/ i znane przyjęte ro realizacji w bieżącym roku cele i zadania Jednostki?? (np. jako plan działalności)

 

 

 

 

  1.  

Czy do realizacji poszczególnych celów/zadań przypisane zostały określone komórki organizacyjne /zespoły/osoby odpowiedzialne za ich realizację?

 

 

 

 

  1.  

Czy realizacja celów/zadań była poddawana ocenie?

 

 

 

 

VII. Identyfikacja ryzyka

  1.  

Czy znana jest Panu/ i  przyjęta w Jednostce procedura zarządzania ryzykiem?

 

 

 

 

VIII. Analiza ryzyka

  1.  

Czy zidentyfikowane ryzyko poddawane jest analizie? (określenie prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka i możliwych jego skutków, wraz z określeniem akceptowalnego poziomu ryzyka)

 

 

 

 

IX. Reakcja na ryzyko

  1.  

Czy Pani/Pan podejmuje działania w celu zmniejszenia skutków oddziaływania zdefiniowanych ryzyk?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce osoby odpowiedzialne monitorują  zidentyfikowane ryzyka oraz skuteczność zastosowanych metod przeciwdziałania ich wystąpieniu?

 

 

 

 

 

C. MECHANIZMY KONTROLI

X. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej

  1.  

Czy procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności itp. mają formę papierową?

 

 

 

 

  1.  

Czy wszystkie te dokumenty są dostępne dla Pani/Pana w wymaganym zakresie?

 

 

 

 

XI. Nadzór

  1.  

Czy w Jednostce prowadzony jest właściwy nadzór, w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania są realizowane?

 

 

 

 

XII. Ciągłość działalności

  1.  

Czy w Jednostce są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników?

 

 

 

 

  1.  

Czy zostały określone środki zaradcze w przypadku losowej nieobecności pracowników pełniących kluczowe funkcje w Jednostce?

 

 

 

 

XIII. Ochrona zasobów

  1.  

Czy Jednostka posiada odpowiednie zabezpieczenie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i informatycznych?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce wprowadzono odpowiednie mechanizmy w celu ochrony danych osobowych, np. upoważnienia, zmiana haseł komputerowych, kontrola dostępu?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce prowadzone są okresowe inwentaryzacje?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce powierzana jest odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki (w formie pisemnej)?

 

 

 

 

  1.  

Czy wie Pani/Pan jak postępować w przypadku wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej np. pożaru, poważnej awarii?

 

 

 

 

XIV. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych

  1.  

Czy wszelkie operacje gospodarcze i finansowe, przed ich realizacją, są zatwierdzane przez kierownika komórki organizacyjnej?

 

 

 

 

  1.  

Czy operacje finansowe, gospodarcze i inne znaczące zdarzenia są weryfikowane przed i po ich wykonaniu?

 

 

 

 

XV. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych

  1.  

Czy określono mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych?

 

 

 

 

  1.  

Czy dostęp do zasobów informatycznych Jednostki  mają wyłącznie uprawnione osoby odpowiednio do zakresu przydzielonego dostępu?

 

 

 

 

D. INFORMACJA I KOMUNIKACJA

XVI. Bieżąca informacja

  1.  

Czy ma Pan/ Pani dostęp do wszelkich informacji, które mogą mieć znaczenie dla realizacji zadań oraz osiągania celów jednostki?

 

 

 

 

XVII. Komunikacja wewnętrzna

  1.  

Czy postawa osób na stanowiskach kierowniczych zachęca pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji zadań?

 

 

 

 

  1.  

Czy w przypadku wystąpienia trudności w realizacji zadań zwraca się Pan/i w pierwszej kolejności do bezpośredniego przełożonego z prośbą o pomoc?

 

 

 

 

  1.  

Czy Pana/i zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz wydziału?

 

 

 

 

XVIII. Komunikacja zewnętrzna

  1.  

Czy w Jednostce funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej?

 

 

 

 

  1.  

Czy istnieje możliwość składania skarg i wniosków do Jednostki przez petentów i klientów zewnętrznych?

 

 

 

 

 

 

 

 

E. MONITOROWANIE I OCENA

XIX. MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

  1.  

Czy monitorowana jest skuteczność poszczególnych elementów kontroli zarządczej?

 

 

 

 

XX. SAMOOCENA

  1.  

Czy w Jednostce co najmniej raz w roku dokonywana była pisemna analiza systemu kontroli zarządczej w formie samooceny?

 

 

 

 

  1.  

Czy w Jednostce znane są standardy kontroli zarządczej?

 

 

 

 

XXI. AUDYT WEWNĘTRZNY

  1.  

Czy rola audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Jednostki?

 

 

 

 

                 

 

 

 

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 25 października 2016 15:43
Dokument wprowadzony do BIP przez: Józef Zorembik
Ilość wyświetleń: 1744
25 października 2016 15:45 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
25 października 2016 15:43 (Józef Zorembik) - Dodanie nowej zakładki.