ZARZĄDZENIE NR 6/2016 z dnia 10.01.2016 r. w sprawie wprowadzenia Procedury dotyczącej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

ZARZĄDZENIE NR 6/2016

 

Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

 

z dnia 10.01.2016 r.

 

w sprawie wprowadzenia Procedury dotyczącej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej
w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

 

Działając na podstawie art. 68 i 69 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz w oparciu o Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Ministra Finansów z dnia 30 grudnia 2009, Nr 15, poz. 84),

 zarządza się co następuje,

 

§ 1.

 

W celu zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej
w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku wprowadza się do stosowania przez wszystkich pracowników Procedury komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury
w Cisku.

 

§ 2.

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 


ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia Nr 6-2016
Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku,
 w sprawie wprowadzenia Procedury dotyczącej komunikacji wewnętrznej
i zewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku

 

PROCEDURA DOTYCZĄCA KOMUNKACJI WEWNĘTRZNEJ I ZEWNĘTRZNEJ
W GMINNYM OŚRODKU KULTURY W CISKU

 

§ 1.

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

 

  1. 1.    Procedura dotycząca komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku zwana dalej procedurą, określa:

1)      zasady i metody komunikacji zalecane do stosowania wewnątrz GOK umożliwiające przekazywanie informacji niezbędnych do prawidłowego jej funkcjonowania oraz jak najlepszego wykonywania zadań przez pracowników;

2)      formy komunikacji zewnętrznej polegającej na przekazywaniu informacji do społeczności lokalnej dla zapewnienia właściwego dostępu do informacji oraz możliwości zgłaszania wniosków, postulatów, uwag czy skarg.

  1. 2.    Procedura ma na celu ujednolicenie zasad komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej zapewniających efektywny i spójny sposób informowania i komunikowania pracowników GOK w celu prawidłowej obsługi jego klientów, a także określa metody komunikacji między GOK, a osobami i podmiotami współpracującymi lub funkcjonującymi w otoczeniu Instytucji.
  2. 3.    Procedura obowiązuje wszystkich pracowników i współpracowników GOK zawsze gdy znajdują się na terenie Instytucji oraz poza jej terenem w czasie prowadzenia działań służbowych.

 

§ 2.

Ilekroć w niniejszej procedurze jest mowa o:

1)       „GOK, Instytucji”- należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Cisku;

2)      „Dyrektorze”- należy przez to rozumieć Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku;

3)       „pracowniku”- należy przez to rozumieć każdą osobę zatrudnioną w GOK lub będącą


Jego współpracownikiem niezależnie od formy prawnej zatrudnienia lub współpracy;

4)      „komunikacji wewnętrznej”- należy przez to rozumieć przede wszystkim kanały kontaktu między osobami bezpośrednio związanymi z GOK, za które w szczególności uważane:

a)   Dyrektor GOK;

b)   Pracownicy.

5)      „komunikacji zewnętrznej”- należy przez to rozumieć kanały kontaktu między osobami
i podmiotami współpracującymi lub funkcjonującymi w otoczeniu Instytucji, za które uważane są:

a)    organy państwa;

b)   Jednostki samorządu terytorialnego, w szczególności Gmina Cisek;

c)    Jednostki organizacyjne współpracujące z GOK;

d)   lokalna społeczność;

e)    Kontrahenci;

f)    organizacje pozarządowe.

6)       „BIP-ie”- należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej GOK.

 

§ 3.

KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA

  1. Komunikacja wewnętrzna polega na wymianie informacji między poszczególnymi szczeblami
    w strukturze organizacyjnej GOK.
  2. Informacje mogą być przekazywane ustnie, pisemnie, wirtualnie lub osobiście, indywidualnie lub grupowo.
  3. Podstawowym działaniem w zarządzaniu komunikacją wewnętrzną jest ułatwienie pracownikom kontaktu z kierownictwem. Jej głównym celem jest poprawa efektywności działania Instytucji przez usprawnienie przepływu informacji zarówno w strukturze pionowej jak i poziomej.
  4. Informacja powinna być sformułowana w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny, a język i styl wypowiedzi powinien być dobrany odpowiednio do słuchacza, aby był przez niego zrozumiały.
  5. Na system komunikacji wewnętrznej w GOK składają się następujące elementy:

1)     zarządzenia i pisma okólne Dyrektora regulujące istotne zagadnienia dotyczące organizacji
i prawidłowego funkcjonowania Instytucji;

2)     raporty z przeglądów zarządzania GOK;

3)     okresowe i doraźne zebrania Dyrektora  z pracownikami;

4)     wymiana właściwych dokumentów, informacji i danych między pracownikami;

5)     wywieszanie informacji w wyznaczonym do tego miejscu.

  1. W GOK informacje przekazuje się również poprzez:

1)      Internet- wewnętrzna sieć komputerowa, za pośrednictwem której pracownicy GOK mogą przesyłać różnego rodzaju dokumenty i informacje związane z funkcjonowaniem Instytucji;

2)      pocztę elektroniczną.

§ 4.

KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA

  1. W ramach komunikacji zewnętrznej informacja przekazywana jest osobom zainteresowanym
    w następujących formach:

1)     monitorowana i aktualizowana strona internetowa GOK oraz BIP;

2)      współpraca z mediami lokalnymi;

3)      poczta elektroniczna;

4)      kontakty bezpośrednie z przedstawicielami lokalnej społeczności.

 

§ 5.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ I  ZASADY POSTĘPOWANIA W ZAKRSIE KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ

  1. 1.    Za narzędzie i kanały komunikacji wewnętrznej wymienione w § 3 ust. 5 pkt 1 i 2 odpowiada Dyrektor GOK.
  2. Wyznaczeni przez Dyrektora pracownicy odpowiadają za:

1)   sporządzanie notatek służbowych z zebrań Dyrektora z pracownikami;

2)   wymianę właściwych dokumentów, informacji i danych między pracownikami;

3)   wywieszanie informacji w wyznaczonych do tego miejscach;

4)   przekazywanie informacji wewnętrznych przez sieć komputową i pocztę elektroniczną.

 

§ 6.

Zebrania Dyrektora z pracownikami GOK

1. W przypadku zaistnienia potrzeby Dyrektor GOK ustala termin zebrania z pracownikami,
a informacje o terminie przekazuje pracownikom.

2. Celem prowadzonych zebrań jest:

1)      omówienie kluczowych dla Instytucji spraw, problemów związanych z ich realizacją bądź określenie kierunków działań, przekazania informacji niezbędnych dla prawidłowego jej funkcjonowania;

2)      poinformowanie pracowników o zbliżających się ważnych wydarzeniach, problemach
i sukcesach.

  1. 3.    Wyznaczony pracownik biorący udział w zebraniu zobowiązany jest do udokumentowania zebrania w formie notatki służbowej. Zakres notatki obejmuje:

1)      tematy omówione podczas zebrania,

2)      ustalenia poczynione dla danego tematu (zadania),

3)      stanowiska i osoby odpowiedzialne za realizacje ustaleń (zadań),

4)      terminy realizacji ustaleń (zadań),

5)      inne istotne zagadnienia.

 

§ 7.

Umieszczanie i aktualizacja informacji w wyznaczonych do tego miejscach

  1. 1.    W wyznaczonych do tego miejscach w GOK mogą zostać umieszczone wyłącznie informacje zaakceptowane przez Dyrektora.
  2. 2.    Po uzyskaniu akceptacji, wyznaczony do tego pracownik umieszcza ogłoszenie na tablicy informacyjnej.
  3. 3.    Dyrektor może określić rodzaj, formę i zakres treści ogłoszeń, które mogą być umieszczane przez wyznaczonych pracowników bez uzyskiwania każdorazowo zgody przedstawiciela Dyrekcji.
  4. 4.    Ogłoszenia zgłoszone do wywieszenia przez uprawnione organy zewnętrzne są wywieszane
    w treści i formie zgodnej z otrzymaną od organu zewnętrznego.
  5. 5.    Wszyscy pracownicy mają obowiązek doraźnego sprawdzania, czy na tablicy ogłoszeń nie znajdują się ogłoszenia zawierające w szczególności obraźliwe lub wulgarne treści.
  6. Ogłoszenia, których termin publikacji minął usuwane są przez osobę, która zamieściła je na tablicy. W przypadku niewypełnienia ww. obowiązku nieaktualne ogłoszenia i informacje zostaną trwale usunięte z tablicy ogłoszeń.
  7. 7.    Wszyscy pracownicy i współpracownicy GOK niezależnie od formy ich zatrudnienia, mają obowiązek zapoznać się z ogłoszeniem umieszczonym na przeznaczonej dla nich tablicy informacyjnej.

§ 8.

Zapoznawanie się z informacjami za pomocą poczty elektronicznej.

  1. Pracownicy posiadają służbowe adresy poczty elektronicznej, za pomocą których mogą przekazywać informacje wewnątrz GOK.
  2. 2.    Pracownik jest zobowiązany udostępnić adres poczty elektronicznej do kontaktów służbowych.

 

§ 9.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ I  ZASADY POSTĘPOWANIA W ZAKRSIE KOMUNIKACJI ZEWNĘTRZNEJ

  1. 1.    Dyrektor GOK odpowiada za:

1)   publikacje w mediach lokalnych;

2)   kontakty bezpośrednie z przedstawicielami lokalnej społeczności.

  1. 2.    Wyznaczeni przez Dyrektora pracownicy odpowiadają za:

1)      publikacje w mediach lokalnych;

2)      kontakty bezpośrednie z przedstawicielami lokalnej społeczności;

3)      administrowanie stroną www;

4)      administrowanie stroną BIP.

 

§ 10.

Aktualizacja strony internetowej oraz strony BIP Instytucji

  1. 1.    Informacje zawarte na stronie internetowej oraz stronie BIP powinny być na bieżąco sprawdzane i aktualizowane.
  2. Za aktualizację strony internetowej oraz BIP odpowiada wyznaczony pracownik w uzgodnieniu z autorami zamieszczonych informacji.
  3. Pracownik zainteresowany zamieszczeniem informacji na stronie internetowej GOK lub
    w BIP zobowiązany jest przygotować informację w formie pisemnej lub elektronicznej
    i przedstawić (przesłać) ją do akceptacji Dyrektorowi.
  4. 4.    Dyrektor sprawdza przedstawione informacje i może dokonać ich akceptacji podpisem lub
    e-mailem.
  5. 5.    W przypadku nie zaakceptowania przedstawionych materiałów Dyrektor może zlecić pracownikowi ich edycję.
  6. 6.    Po uzyskaniu akceptacji Dyrektora pracownik przesyła na adres osoby odpowiedzialnej e- mail z informacją i materiałami, które chciałby umieścić na stronie internetowej lub na stronie BIP.
  7. W przypadku umieszczenia informacji na stronie internetowej GOK należy dodatkowo
    w treści e- mail’a wskazać odpowiednią lokalizację, w której informacja powinna być umieszczona.
  8. 8.    Autor wiadomości zamieszczonych na stronie internetowej GOK lub w BIP odpowiada za ich treść i ma obowiązek zgłaszać uwagi dotyczące nieaktualnych informacji, modyfikacji bądź korekt zawartych tam treści.

 

§ 11.

Współpraca i komunikacja GOK z mediami.

  1. 1.    Osobami uprawnionymi do kontaktowania się z mediami w sprawach dotyczących    działalności GOK jest wyłącznie Dyrektor.
    1. 2.    Pracownicy poproszeni przez przedstawicieli mediów o udzielenie informacji na temat GOK powinni uprzejmie odmówić i skierować osobę zainteresowaną do Dyrektora.
    2. 3.    Prowadzenie działalności dziennikarskiej na terenie GOK, w szczególności rejestracja dźwięków i obrazów wymaga zgody Dyrektora; powyższa zasada dotyczy również rejestrowania dźwięków i obrazów osób znajdujących się na terenie i w budynku GOK dokonywanego spoza terenu Instytucji.

§ 12.

Za ewidencję i przechowywanie dokumentów związanych z realizacją zadań w zakresie komunikacji odpowiedzialni są wyznaczeni do tego pracownicy.

 

§ 13.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze mają zastosowanie akty prawa powszechnie obowiązującego w tym zakresie, a w szczególności instrukcja kancelaryjna oraz procedury wewnętrzne obowiązujące w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku.

 

§ 14.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

                                                                                                           …………………………………

(podpis Dyrekto

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 25 października 2016 15:34
Dokument wprowadzony do BIP przez: Józef Zorembik
Ilość wyświetleń: 1013
25 października 2016 15:37 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
25 października 2016 15:36 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
25 października 2016 15:34 (Józef Zorembik) - Dodanie nowej zakładki.