ZARZĄDZENIE Nr 2/2016 z dnia 10.01.2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli wewnętrznej

ZARZĄDZENIE Nr 2/2016 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 10.01.2016 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku Działając na podstawie art. 69 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z poźn. zm.) oraz Komunikatu nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r.nr 15, poz. 84), zarządza się, co następuje: § 1. Wprowadza się do stosowania przez pracowników Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku Regulamin kontroli wewnętrznej stanowiący Załącznik do niniejszego Zarządzenia. § 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia Nr2/2016 Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dnia 10.01.2016r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ W GMINNYM OŚRODKU KULTURY W CISKU § 1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE 1. Kontrola wewnętrzna ma charakter kontroli funkcjonalnej opartej na podziale kompetencji między pracownikami odpowiedzialnymi za przebieg i rejestrację operacji gospodarczych. 2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest Dyrektor Instytucji. Sprawuje on osobiście ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu, jak również prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej i wewnętrznej. Odpowiedzialny jest także za należyte wykorzystanie wyników kontroli. 3. Niniejszy regulamin kontroli wewnętrznej określa rodzaj, cel, funkcje i sposób dokonywania kontroli. Stosowanie regulaminu kontroli wewnętrznej zapobiega nieprawidłowościom w funkcjonowaniu Instytucji. § 2. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o: 1) „GOK, Instytucji” – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Cisku; 2) „Dyrektorze” – należy rozumieć Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku; 3) „kontroli wewnętrznej” – rozumie się przez to kontrolę przeprowadzaną przez Dyrektora GOK lub w jego imieniu przez inne upoważnione osoby; 4) „kontrolującym/ osobie kontrolującej” – Dyrektor lub osobę przez niego upoważniona do przeprowadzenia kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku w danym zakresie; 5) „komórkach organizacyjnych GOK”- należy przez to rozumieć odpowiednio Księgowość, Bibliotekę Publiczną oraz pracowników działalności podstawowej GOK, wykazane Regulaminie organizacyjnym Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku; 6) „kontrolowanym komórce”– należy przez to rozumieć poszczególne komórki organizacyjne GOK podlegające kontroli; 7) „kontroli zarządczej” – należy przez to rozumieć ogół działań podejmowanych w jednostkach sektora finansów publicznych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; 8) „regulaminie”– należy przez to rozumieć niniejszy regulamin kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku; 9) „ustawie o finansach publicznych”− należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). § 3. Za wdrożenie i funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej w GOK, jego przydatność i skuteczność podpowiada Dyrektor, jako Kierownik Jednostki. § 4. CELE I KRYTERIA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Zasadniczym celem działalności kontrolnej jest podniesienie sprawności działania GOK, poprzez eliminację ujawnionych uchybień, przyczyn i źródeł ich powstawania. 2. W szczególności kontrola ma na celu: 1) badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi; 2) badanie gospodarności, efektywności działań i realizacji zadań; 3) badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań; 4) ujawnienie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ewentualnych nadużyć; 5) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie; 6) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidacje tych nieprawidłowości; 7) badanie jakości pracy w GOK; 8) doskonalenie jakości pracy pracowników; 9) realizowanie zadań zleconych przez organ prowadzący. § 5. 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych wykonywanych w ramach kontroli jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą, oraz ustalenie odchyleń od tej normy. 2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się według kryteriów, do których zalicza się: 1) poprawność organizacyjną komórki organizacyjnej GOK lub stanowiska pracy z punktu widzenia realizowanych celów (kompetencje, sprawność, prawidłowość i efektywność przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków w celu wykonania założonych zadań); 2) legalność, czyli zgodność z obowiązującymi przepisami i normami prawnymi; 3) gospodarność - ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji, a następnie ich realizacji: gospodarowanie aktywami Instytucji, które umożliwią uzyskanie przy najniższych nakładach (w danych warunkach) optymalnych efektów; 4) celowość - zapewniająca eliminację działań niekorzystnych i zbędnych z punktu widzenia interesów GOK Cisek, realizuje się przez sprawdzenie, czy środki finansowe zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym; 5) rzetelność - zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym. § 6. FUNKCJE I RODZAJE KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Kontrola wewnętrzna powinna spełniać następujące funkcje: 1) informacyjną- polegającą na dostarczeniu informacji i innych danych niezbędnych do zarządzania; 2) profilaktyczną- polegającą na zapobieganiu niepożądanym zjawiskom; 3) korygującą- polegającą na eliminowaniu negatywnych zachowań i dążeniu do tych pożądanych i wyznaczonych; 4) instruktażową- polegającą na udzielaniu wskazówek i wyjaśnień poprzez dostarczanie prawidłowych informacji; 5) kreatywną – polegającą na inspirowaniu działań w kierunku unikania w przyszłości błędów i nieprawidłowości; 6) wychowawczą – polegająca na wystawieniu obiektywnej oceny pracownikowi kontrolowanej komórki na podstawie wyników kontroli. 2. Kontrole przeprowadza się jako: 1) kontrole planowe - obejmujące całokształt (kompleksowe) albo wybrane zagadnienia problemowe z działalności kontrolowanej komórki (problemowe), w tym kontrole sprawdzające mające na celu zbadanie sposobu realizacji wniosków i zaleceń sformułowanych po przeprowadzonej kontroli; 2) kontrole doraźne - mające charakter interwencyjny, wynikające z potrzeby pilnego zbadania nagłych zdarzeń; 3) kompleksowej- obejmującej całość lub obszerną część działalności poszczególnych pracowników; 4) problemowej- obejmującej wybrane zagadnienia z zakresu działalności kontrolowanej, stanowiące niewielki fragment działalności GOK. 3. Czynności kontrolne należy prowadzić we wszystkich fazach działalności w formie kontroli: 1) wstępnej – mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, obejmującej kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania. 2) bieżącej – obejmującej czynności w toku. Bada się również rzeczywisty stan rzeczowy i pieniężny składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczania przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem. 3) następczej (sprawdzającej) – obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane; mającej na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanego stanowiska. § 7. KONTROLA FINANSOWA 1. Kontrola finansowa jest częścią systemu kontroli wewnętrznej. 2. Zakres kontroli finansowej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki finansowej związanej z działalnością Instytucji, a w szczególności: 1) ustalenie stanu faktycznego w zakresie badanej działalności i porównanie ze stanem wymaganym, to jest zgodny z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami; 2) ocenę kontrolowanych działań, czynności i procesów pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności i sprawności organizacyjnej; 3) badanie zgodności działania z celami statutowymi i obowiązującymi przepisami prawa, prawidłowości gospodarowania środkami publicznymi i mieniem gminnym; 4) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; 5) badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych; 6) wykrywanie nieprawidłowości i uchybień w wykonywaniu zadań, faktów niegospodarności, marnotrawstwa i braku dbałości o mienie Instytucji oraz ujawnienia nadużyć; 7) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień, jak również osób za nie odpowiedzialnych; 8) formułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień. § 8. OSOBY KONTROLUJĄCE 1. Czynności kontrolne w zakresie swych uprawnień wykonuje z urzędu Dyrektor oraz osoby przez niego upoważnione: 1) Dyrektor; 2) Główny Księgowy. 2. Wszystkie osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych zobowiązane są w ramach powierzonych obowiązków do sprawowania nadzoru i kontroli w stosunku do podległych pracowników. § 9. 1. Dyrektor GOK przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) prawidłowej realizacji zadań statutowych Instytucji; 2) prawidłowej realizacji zadań i czynności wszystkich pracowników GOK; 3) przestrzegania dyscypliny pracy; 4) prawidłowości gospodarki finansowej zgodnie z zatwierdzonym planem finansowym; 5) prowadzenie dokumentacji księgowej; 6) prawidłowej polityki kadrowej i prowadzenia spraw pracowniczych w zakresie: a) nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy zgodnie z postanowieniami KP, b) terminowego składania sprawozdań, c) prawidłowego prowadzenia akt osobowych pracowników, d) wykorzystywania urlopów wypoczynkowych i innych przez wszystkich pracowników. 7) zagadnień związanych z zatrudnieniem i płacami: a) zgodności wypłat wynagrodzenia z dokumentacją źródłową, b) przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych, c) zabezpieczenia informatyki kadrowej (dostęp do sprzętu, kadry, archiwizacja danych, zabezpieczenie nośników.) d) formalnej i technicznej ochrony dokumentacji kadrowej i płacowej. 8) przeprowadzania w GOK zamówień publicznych; 9) przestrzegania instrukcji księgowych, obiegu dokumentów, instrukcji kancelaryjnej; 10) rozchodowania druków ścisłego zarachowania, terminowości składania sprawozdań; 11) zabezpieczenia nośników danych, archiwizacja danych i dokumentów; 12) prawidłowości prowadzenia dokumentacji GOK; 13) przestrzegania dyscypliny pracy przez pracowników; 14) przestrzegania przez pracowników statutu GOK; 15) przestrzegania przez pracowników przepisów bhp i p/poż.; 16) realizacji zadań wynikających z nakazu PIP, SANEPID, Straży Pożarnej. 2. Główny księgowy przeprowadza kontrolę w zakresie: 1) rzetelności i terminowości wykonywania operacji księgowych; 2) prawidłowego naliczania podatków i składek; 3) prawidłowego prowadzenia dokumentacji księgowo- finansowej; 4) poprawności ewidencji majątku; 5) inwentaryzowania składników majątkowych; 6) poprawności wystawianych faktur; 7) stan kasy; 8) ochronę danych osobowych; 9) odprowadzania terminowego należnych podatków, składek ZUS i innych płatności; 10) prawidłowej gospodarki środkami ZFŚS. § 10. PRZYGOTOWANIE KONTROLI 1. Do przeprowadzania kontroli uprawnia pisemne, imienne upoważnienie udzielone przez Dyrektora odrębne dla każdej kontroli. (wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu). 2. Upoważnienie winno zawierać: 1) określenie rodzaju kontroli, czasu jej trwania; 2) określenie przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą; 3) nazwę i adres kontrolowanej komórki; 4) imiona i nazwiska kontrolujących z podaniem stanowisk służbowych. 3. Przygotowanie kontroli obejmuje w szczególności: 1) Zapoznanie się z aktami prawnymi dotyczącymi przedmiotu kontroli i działalności komórki kontrolowanej; 2) Przeanalizowanie materiałów z kontroli poprzednio przeprowadzonych w kontrolowanej komórce, a w szczególności protokołów, wystąpień pokontrolnych oraz realizacji zawartych w nich wniosków; 3) Ustalenie szczegółowych zagadnień, które będą objęte badaniem kontrolnym, okresu poddanego kontroli oraz metodyki kontroli. 4. Nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący pisemnie zawiadamia kierownika kontrolowanej komórki / osobę go zastępującą czy pracownika na samodzielnym stanowisku, który podlega kontroli, o planowanym terminie rozpoczęcia, przedmiocie i czasie trwania kontroli, zobowiązując jednocześnie kierownika do obecności w trakcie kontroli i przygotowania wskazanych dokumentów. 5. W przypadku kontroli doraźnych przeprowadzanych na polecenie Dyrektora w celu pilnego zbadania nagłych zdarzeń zawiadomienie o kontroli przekazuje się na 1 dzień przed rozpoczęciem kontroli. § 11. PLAN KONTROLI WEWNĘTRZNYCH I SPRAWOZDANIE 2. Kontrole wewnętrzne w GOK prowadzi się na podstawie rocznego planu kontroli zatwierdzanego przez Dyrektora. 3. Roczny plan kontroli winien w szczególności określać: 1) Kontrolowane stanowisko; 2) zakres kontroli; 3) termin kontroli; 4) osoby odpowiedzialne i kontrolowane; 5) osoby kontrolujące. 4. Kontrole wewnętrzne nieujęte w rocznym planie kontroli prowadzi się na podstawie zarządzeń Dyrektora. 5. Decyzję o przeprowadzeniu kontroli doraźnej podejmuje Dyrektor. 6. Każda osoba upoważniona do przeprowadzania kontroli w terminie do 31 stycznia każdego roku sporządza plan kontroli na dany rok, a następne przekłada do zatwierdzenia Dyrektorowi. (wzór planu kontroli stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu) 7. Zatwierdzenie planu kontroli następuje w formie zarządzenia Dyrektora. 8. Przy opracowywaniu rocznych planów kontroli, o których mowa w ust.1 uwzględnia się w szczególności: 1) wyniki wcześniej przeprowadzonych kontroli; 2) częstotliwość przeprowadzania kontroli w danym zakresie na danym stanowisku. 9. Każda osoba upoważniona do przeprowadzania kontroli w terminie do 30 marca każdego roku sporządza i przedkłada Dyrektorowi roczne sprawozdanie z wykonania planu kontroli za rok poprzedni oraz wykonania innych zadań nieujętych w planie kontroli. 10. Sprawozdanie powinno zawierać w szczególności zwięzłe informacje o: 1) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzaju i przedmiotu kontroli; 2) stwierdzonych nieprawidłowościach; 3) liczbie zawiadomień o ujawnionym naruszeniu dyscypliny finansów publicznych skierowanych do rzecznika finansów publicznych, sposobie wykonania wniosków i zaleceń pokontrolnych. § 12. DOKUMENTACJA KONTROLI WEWNĘTRZNEJ 1. Kontrolujący prowadzi i przechowuje w szczególności następujące akta kontroli: 1) upoważnienia do kontroli; 2) pisemne zawiadomienia o kontrolach; 3) protokoły kontroli wraz z załącznikami; (wzór protokołu stanowi Załącznik Nr 3 do niniejszego Regulaminu) 4) pisemne uzasadnienia odmowy podpisu protokołu; 5) wystąpienia pokontrolne; 6) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne; 7) inne dokumenty sporządzone w trakcie wykonywania kontroli i w związku z wydanymi zaleceniami. § 13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywanej kontroli, kontrolujący: 1) zwraca niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty – z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień; 2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami. 2. Decyzje w sprawie dalszego postępowania podejmuje dyrektor. 3. Kontrola jest przeprowadzana w oparciu o dokumenty i stan faktyczny. 4. Po przeprowadzeniu kontroli, kontrolujący sporządza dokumentację w formie – wpis do księgi kontroli, notatki służbowej, protokołu pokontrolnego. 5. Jeżeli kontrola przebiegła sprawnie i nie stwierdzono żadnych zaniedbań lub nadużyć, opis przebiegu kontroli może być sporządzony w krótkiej formie w księdze kontroli wewnętrznej. 6. W razie stwierdzenia nieprawidłowości, sporządza się protokół z wnioskami pokontrolnymi i w ciągu 7 dni przedkłada się Dyrektorowi. 7. W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego znamiona przestępstwa, kontrolujący ma obowiązek niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Dyrektora zabezpieczając dokumenty i dowody stanowiące nadużycie. 8. Informacje dotyczące planu kontroli, sprawozdań z jego wykonania oraz wystąpienia pokontrolne stanowią informację publiczną i podlegają ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej. § 14. Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego wprowadzenia. Załączniki do Regulaminu: 1. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. 2. Wzór planu kontroli wewnętrznej. 3. Wzór protokołu kontroli. ....................................................... (podpis Dyrektora) ZAŁĄCZNIK NR 1 do Regulaminu kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku .................... z dnia .................. (pieczęć nagłówkowa) UPOWAŻNIENIE Nr ...................... Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu Kontroli Wewnętrznej stanowiącego załącznik do Zarządzenia Dyrektora Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku Nr …. z dnia ….. roku upoważniam Pana/Panią ............................................................................................................ ( imię i nazwisko i stanowisko służbowe) legitymującą /cego się dowodem osobistym nr ........................... do przeprowadzenia kontroli w ................................................................................................................. ( nazwa kontrolowanej komórki/ stanowiska pracy) ............................................................................................................................ ............................................................................................................................ (oznaczenie rodzaju kontroli, zakres, oraz czas jej trwania) ............................................................................................................................................ ( okres objęty kontrolą) ........................................................ ( pieczątka i podpis osoby wydającej upoważnienie) Potwierdzam odebranie upoważnienia: ........................................................ (data, podpis, osoby upoważnionej) ZAŁĄCZNIK NR 2 do Regulaminu kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku Plan kontroli w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku Lp. Kontrolowany obszar Zakres kontroli (zagadnienia) Osoba odpowiedzialna Częstotliwość Osoby kontrolujące Uwagi ZAŁĄCZNIK NR 3 do Regulaminu kontroli wewnętrznej w Gminnym Ośrodku Kultury w Cisku nr ewidencyjny..................... PROTOKÓŁ KONTROLI ........................................... (rodzaj kontroli: kompleksowa, doraźna, problemowa, sprawdzająca) przeprowadzonej przez ............................................................................................................ ( imię i nazwisko i stanowisko służbowe) na podstawie upoważnienia Dyrektora ……………. nr ............. z dnia ................... roku w ................................................................................................................. ( nazwa i adres komórki kontrolowanej) Termin przeprowadzenia kontroli: ............................................................................. Okres objęty kontrolą: ............................................................................................ Określenie osób, które podczas kontroli udzielały wyjaśnień: 1. ............................................................................. I. Zakres kontroli: ................................................................................................................... (szczegółowy tematyczny zakres kontroli)) II. Podstawy prawne:........................................................................... III. Ustalenia kontroli :( szczegółowe wg zakresu kontroli) ................................................................................................................. - Stan faktyczny - Stwierdzone nieprawidłowości ( z podaniem konkretnych przepisów: art. paragraf, ust. ustawy, paragraf rozporządzenia, które naruszono działaniem bądź zaniechaniem) - Osoby odpowiedzialne:( imię, nazwisko i stanowisko służbowe) - Podstawa odpowiedzialności: ( przepis obowiązujący; przepis wewnętrzny; zakres czynności, przyjęty do stosowania wraz z datą) IV. Wnioski i zalecenia wynikające z ustaleń kontroli: ............................................................................................................................ V. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. .............................................. 2. .............................................. Osobie kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją nr ....................... dnia ........................ roku. .......................................... (podpis osoby kontrolowanej) .......................................... podpis i pieczęć kontrolera)

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 25 października 2016 15:15
Dokument wprowadzony do BIP przez: Józef Zorembik
Ilość wyświetleń: 1519
25 października 2016 15:18 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
25 października 2016 15:17 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
25 października 2016 15:16 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.