Zarządzenie 01-15

 N R  01/15

DYREKTORA GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W CISKU z dn.01.01.2015

W sprawie:

instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji       i zakresu działania składnicy akt

    Na podstawie art. 5 ust. 1, art. 6 ust. 1 i ust. 2, art. 12, art. 13 i art. 36 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2011, Nr 123, poz. 698 z późn. zm.) i § 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania
z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002, Nr 167, poz. 1375)
w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Opolu zarządza się, co następuje:

 

§ l.

1. Zarządzenie określa:

 

1) instrukcję kancelaryjną,

2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt, zwaną dalej "instrukcją archiwalną" dla Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku, zwanego dalej GOK.

 

2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o dyrektorze, należy przez to rozumieć Dyrektora GOK.

 

§ 2.

Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

 

l) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową,  

 dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu    

 danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania;

2) archiwista - pracownika podmiotu odpowiedzialnego za składnicę akt, realizującego zadania 

  składnicy akt;

3) kierownik komórki organizacyjnej - osobę kierującą komórką organizacyjną;

4) komórka organizacyjna - wydzieloną organizacyjnie część podmiotu, w tym samodzielne 

   stanowisko pracy;

5) odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści 

  zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej 

  zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru;

6) pismo - wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie 

  od sposobu jej utrwalenia;

7) prowadzący sprawę - osobę załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym 

  zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, 

  przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy 

  i kompletowanie akt sprawy;

8)  przesyłka - dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przez podmiot, w każdy możliwy sposób,    

   w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwem elektronicznej skrzynki   

   podawczej, określonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji  

   działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2005, Nr 64, poz. 565, z późn. zm.);

9)  skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych  

    nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

10) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, 

    wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości;

11) system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania 

    przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci 

    nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania

    procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

12) teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania  

   dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

 

§ 3.

 Instrukcja kancelaryjna, określająca szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie, stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia.

 

§ 4.

1. Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana 

  i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem  

  akt", przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie 

  jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

 

2. Wykaz akt dla podmiotu, stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia;

 

3. Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadające 

  tym zadaniom wprowadza się przed pojawieniem się dokumentacji związanej z realizacją tych

  zadań w porozumieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Opolu.

 

4. Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2) systemie klasyfikacji dziesiętnej;

3) ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

 

5. Jednolitość klasyfikacji dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej   

  niezależności od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

 

6. Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, o której mowa w ust. 4 pkt 2,   

  polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się podmiot, a tym

  samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie      

  dziesięć klas pierwszego rzędu, zwanych dalej "klasami głównymi". W ramach każdej klasy   

  głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum -   

  dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do    

  stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi  

  się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach

  spraw.

 

 

 

 

7. Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym    

  klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na   

  podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym
  i archiwach, zwanej dalej "ustawą".

 

8. Każda klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowiący kombinację cyfr:

1)  dla klas pierwszego rzędu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2)  dla klas drugiego rzędu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3)  dla klas trzeciego rzędu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4)  dla klas czwartego rzędu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

 

9.  Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1)  symbol klasyfikacyjny, o którym mowa w ust. 8;

2)  hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwy zagadnienia;

3)  w przypadku klas końcowych - kategoria archiwalna, o której mowa w ust. 7.

 

10. Na opis klasy może składać się uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przez wyjaśnienia
   i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia 

   lub nietypowych metod liczenia okresów przechowywania.

 

§ 5.

 Instrukcja archiwalna, określająca organizację, zadania i zakres działania składnicy akt oraz szczegółowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

 

§ 6.

1. Dokumentację spraw niezakończonych powstałą i zgromadzoną w podmiocie przed dniem   

  wejścia w życie zarządzenia załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż do  

  zakończenia sprawy.

 

2. W przypadku gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej 

  przed dniem wejścia w życie zarządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej
  w wykazie akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

 

3. Dokumentacja, która przed dniem wejścia w życie zarządzenia nie została w podmiocie

  zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie    

  wykazu akt stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.

 

4. Środki ewidencyjne dokumentacji sporządzone w składnicy akt przed dniem wejścia w życie 

   zarządzenia zachowują ważność.

§ 7.

     Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 01.01.2015r.

 

 

                                                                                Józef Zorembik

                                                                                

                                                                                Dyrektor GOK

 

Zał.  nr 1  do zarządzania nr  01/15  Dyrektora

Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

z dn. 01.01.2015

 

Instrukcja kancelaryjna

 

 

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

  2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej     

    uznania za część dokumentacji w składnicy akt.

 

2. Czynności kancelaryjne w podmiocie są wykonywane w systemie tradycyjnym.

 

§ 2. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie    

      należy do dyrektora.

 

2. Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych,
w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw prowadzi pracownik komórki prowadzący kancelarię podmiotu

 

§ 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.

 

§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

 

1) tworzącą akta spraw;

 

2) nietworzącą akt spraw.

 

§ 5. 1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

 

2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

 

3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:

 

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

 

4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3,
i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2012, gdzie:

 

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

 

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

 

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2012 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

 

4) 2012 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

 

5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

 

6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt
w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest   podstawą wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

 

7. Poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w ust. 6, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2012, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

 

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

 

3) 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2012 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

 

4) 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;

 

5) 2012 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.

 

§ 6. 1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

 

2. Dokumentację, o której mowa w ust. 1, mogą stanowić w szczególności:

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) środki ewidencyjne składnicy akt;

8) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr;

9) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

 

§ 7. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:

 

1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma;

2) dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy;

3) komórka merytoryczna - komórkę organizacyjną zakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenie oraz załatwienie;

4) naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

5) pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników;

6) punkt kancelaryjny - stanowisko pracy pracownika, który jest uprawniony do przyjmowania lub wysyłania przesyłek;

7) rejestr - narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, który jest prowadzony w postaci elektronicznej lub papierowej;

8) rejestr przesyłek wpływających - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek otrzymywanych przez podmiot;

9) rejestr przesyłek wychodzących - rejestr służący do ewidencjonowania w kolejności chronologicznej przesyłek wysyłanych (wydawanych) przez podmiot;

10) rejestr pism wewnętrznych - rejestr pism powstających na użytek wewnętrzny;

11) spis spraw - formularz w postaci papierowej albo spis elektroniczny do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej. 12) ESP - elektroniczna skrzynka podawcza, o której mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia
17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

 

§ 8. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy.

 

§ 9. 1. Komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

 

2. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną.

 

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna.

 

4. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 2, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

 

§ 10. 1. Czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

 

2. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4) przesyłania przesyłek;

 

3. Dopuszczenie, o którym mowa w ust. 2, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane.

 

§ 11. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

 

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

 

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności
w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba   fizyczna;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) znaku występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 14, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

 

4. Rejestr przesyłek wpływających prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

1) sortowanie listy przesyłek według informacji określonych w ust. 3;

2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie lub wybrane informacje, określone
w ust. 3, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji określonych w ust. 3.

 

§ 12. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

 

2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

 

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

 

4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie dyrektora.

 

§ 13. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

 

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty
  i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia  koperty.

 

2. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza
i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

 

3. Przesyłki wpływające bez nazwy podmiotu, zaadresowane imiennie nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

 

4. Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

 

§ 14. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio  do właściwego adresata.

 

§ 15. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

 

2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

 

1) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw,

2) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych,

3) pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu oraz przebiegu załatwiania i rozstrzygania  spraw.

 

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 1 drukuje się, rejestruje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

 

4. Przesyłki, o których mowa w ust. 2 pkt 2 drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy, przy czym nanosi się na nie znak sprawy.

 

5. Przesyłek, o których mowa w ust. 2 pkt 3 nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

 

§ 16. 1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

 

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

 

2. Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

3. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się, drukuje wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, zwanym dalej UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

 

§ 17. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.

 

2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

 

3. Pisma w postaci papierowej, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się zgodnie z § 13, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

 

§ 18. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:

 

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych.

 

2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych odnotowuje się
w rejestrze przesyłek wpływających.

 

3. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.    o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykład "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu .... [data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji”), a także czytelny podpis sporządzającego wydruk.

 

4. Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpis sporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

 

§ 19. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek punkt kancelaryjny po zadekretowaniu przez Dyrektora dokonuje ich rozdziału do właściwych komórek organizacyjnych lub osób zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym podmiotu.

 

§ 20. Dekretacja przesyłek polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z podpisem dekretującego.

 

§ 21. 1. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez Dyrektora.

 

2. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez wskazaną dekretacją osobę lub kierownika komórki.

 

3. W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

 

§ 22. 1. Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

 

2. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

 

§ 23. 1. Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

 

1) dotyczy sprawy już wszczętej i wówczas dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy;

2) rozpoczyna nową sprawę i wówczas traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

 

2. Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

 

§ 24. 1. Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera następujące dane:

 

1) odnoszące się do całego spisu:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,

b) oznaczenie komórki organizacyjnej,

c) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

d) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

 

2) odnoszące się do każdej sprawy w spisie:

a) liczbę porządkową,

b) tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

c) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,

d) znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

e) datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna,

f) datę wszczęcia sprawy,

g) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

h) uwagi zawierające oznaczenie prowadzącego sprawę oraz ewentualnie informacje dotyczące sposobu załatwienia sprawy.

 

2. Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt.

 

3. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki, przy czym dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

 

4. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

 

5. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe).

 

6. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

 

§ 25. 1. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

 

2. Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwiają w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

 

3. Przy sporządzaniu pism należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami.

 

§ 26. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

2. Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 2, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw, zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ........ ", i przenosi się akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmian w znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy.

 

§ 27. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:

 

l) sporządza notatkę opisującą sposób załatwienia sprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy.

 

§ 28. W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

 

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających i wychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub z czynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych, o których mowa w § 15, § 16 i § 17;

5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych lub dyrektora podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierowników odnoszące się do projektów pism, o których mowa w § 29 ust. 7, jeżeli mają znaczenie w załatwianej sprawie.

 

§ 29. 1. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

 

2. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

 

3. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

 

1) w postaci papierowej albo

2) w postaci elektronicznej.

 

4. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji główny księgowy lub dyrektor.

 

5. W przypadku, o którym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu).

 

6. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

 

7. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

 

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

2) ustnie.

 

8. W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma, o których mowa w ust. 6.

 

§ 30. 1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

 

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

 

1)  podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

 

§ 31. 1. Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punkt kancelaryjny.

 

2. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

 

3. Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

 

4. Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

 

§ 32. 1. Prowadzi się rejestr przesyłek wychodzących na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierający w szczególności następujące informacje:

 

1) liczbę porządkową;

2) datę przekazania wysyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu;

3) nazwę podmiotu, do którego wysyłano przesyłkę; w przypadku przesyłek kierowanych do wielu podmiotów dopuszcza się nadanie nazwy zbiorowej charakteryzującej łącznie adresatów (na przykład urzędy gmin, szkoły);

4) znak sprawy wysyłanego pisma;

5) sposób przekazania przesyłki (na przykład list zwykły, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna).

 

2. Rejestr przesyłek wychodzących prowadzony w postaci elektronicznej umożliwia:

 

1) sortowanie listy przesyłek wychodzących według informacji, o których mowa w ust. 1;

2) wydrukowanie listy przesyłek wychodzących zawierającej wszystkie lub wybrane informacje,    o których mowa w ust. 1, oraz, na każdej stronie, datę wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie informacji, o których mowa w ust. 1.

 

§ 33. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

 

2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

 

1) pełnej nazwy podmiotu oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;

2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z  wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

3) kategorii archiwalnej, w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4) tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji
o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku,

5) numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek – po tytule teczki lub pod tytułem;

6) roku założenia teczki aktowej oraz roku najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej (wówczas rok ten podaje się w nawiasie przed rokiem założenia teczki aktowej), uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem teczki.;

 

3. W przypadku teczek aktowych, o których mowa w § 24:

 

1) ust. 4 - tytuł teczki uzupełnia się o nazwę podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw,
a także wszystkie kolejne numery spraw, do których przyporządkowane zostały akta umieszczone  w teczce;

2) ust. 5 - tytuł teczki uzupełnia się o informacje identyfikujące teczkę zbiorczą (na przykład imię i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3) ust. 6 - zamiast części znaku sprawy, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza się pełny znak sprawy i tytuł teczki uzupełnia się o tytuł sprawy.

 

§ 34. 1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt, w trybie
i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

 

2. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić
w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia ze składnicy akt.

 

3. Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru l na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie.

 

4. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu.

 

Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

 

§ 35. 1. W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, dyrektor podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora właściwego archiwum państwowego udzielając przy tym informacji o sposobie zabezpieczenia i miejscu przechowywania akt osobowych i płacowych oraz pozostałej dokumentacji.

 

2. W przypadku przejęcia części lub całości zadań zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez inną komórkę kierownik komórki zreorganizowanej lub jej samodzielny pracownik przekazuje protokolarnie kierownikowi komórki przejmującej zadania lub samodzielnemu pracownikowi dokumentację spraw niezakończonych. Protokół otrzymuje do wiadomości archiwista.

 

3. Komórka organizacyjna, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio § 26 ust. 3.

 

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej.

 

Zał. nr 2 do zarządzania nr 01/15 Dyrektora

Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku z dn. 01.01.2015

Jednolity, rzeczowy wykaz akt dla Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

 

Symbole klasyfikacyjne

Hasło klasyfikacyjne

Oznaczenie kategorii

Uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego

I

II

III

IV

 

W komórce macierzystej

 

1

2

3

4

5

6

7

0

     

ZARZĄDZANIE

   
 

00

   

Gremia kolegialne

   
   

000

 

Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)

B25

 
   

001

 

Udział w obcych gremiach kolegialnych

B25

w tym w posiedzeniach organów jednostek nadrzędnych lub nadzorujących

   

002

 

Narady (zebrania) pracowników

B25

 
 

01

 

 

Organizacja

   
   

010

 

Organizacja organów i jednostek

nadrzędnych oraz współdziałających

B10

m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych

   

011

 

Organizacja własnej jednostki

B25

dot. m.in. aktów założycielskich, statutów, regulaminów organizacyjnych, zmian organizacyjnych, tworzenia i likwidacji, łączenia, rejestracji i odpisów z rejestrów nadanie numeru NIP, REGON, itp. Oraz wszelkiej korespondencji w ww. sprawach

   

012

 

Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne

B10

w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu

   

013

 

Ochrona i udostępnianie informacji ustawowo chronionych oraz informacji

publicznej

   
     

0130

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz

informacji publicznej

B25

 
     

0131

Ochrona informacji niejawnych

B10

 
     

0132

Ochrona danych osobowych

B10

 
     

0133

Udostępnianie informacji

B10

 
   

014

 

Obsługa kancelaryjna

   
     

0140

Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo

B25

 
     

0141

Środki do rejestrowania i kontroli obiegu dokumentacji

B5

korespondencji, książka pocztowa, rejestry przesyłek, itp.

     

0142

Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy

B25

 
     

0143

Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania)

B10

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230

     

0144

Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe

B25

przy czym zamówienia i realizacja zamówień przy klasie 230

     

0145

Prenumerata czasopism i innych publikacji

B5

nie prowadzona przez bibliotekę placówki, zob. klasa 512

     

0146

Przekazywanie dokumentacji w związku ze zmianami organizacyjnymi i kompetencyjnymi

B25

 
   

015

 

Składnica akt

 

Przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne kwalifikowane są przy klasie 0140

 

 

 

0150

Ewidencja dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

B25

Spisy zdawczo-odbiorcze, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt

     

0151

Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego

B25

 
     

0152

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

B25

W tym korespondencja, wniosek, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy akt do wybrakowania, zgoda na zniszczenie akt, protokoły zniszczeń

     

0153

Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji w składnicy akt

B5

W tym zezwolenia, Karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt

     

0154

Profilaktyka i konserwacja dokumentacji w składnicy akt

B10

W tym wydawanie zaświadczeń, odpisów, uwierzytelnionych kserokopii

     

0155

Skontrum dokumentacji w składnicy akt

B25

W tym zagubienie i utrata akt, postępowanie wyjaśniające

 

02

 

 

Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna

 

 

 

 

 

020

 

Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych

B10

okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu

 

 

 

021

 

Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki

B25

komplet podpisanych zarządzeń, poleceń służbowych, komunikatów, instrukcji, pism okólnych oraz ich rejestry. Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu.

 

 

 

022

 

Zbiór umów

B10

jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała

 

 

023

 

Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych

 

B25

w tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych

   

024

 

Opinie prawne na potrzeby własnej jednostki

B10

opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą

   

025

 

Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym

B10

okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy

 

03

   

Strategie, programy,

planowanie, sprawozdawczość i analizy

 

z wyjątkiem tych dotyczących zagadnień ujętych w klasie 3 i 4

   

030

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz

B25

 
   

031

 

Strategie, programy, plany i sprawozdania z innych podmiotów

B5

przesyłane do wiadomości lub wykorzystania

   

032

 

Strategie, programy, plany i sprawozdania własnej jednostki

B25

jeżeli te dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii B5

   

033

 

Sprawozdawczość statystyczna

B25

jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do kategorii B5

   

034

 

Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja

B25

własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety

   

035

 

Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów

B25

inne niż w klasie 034; np. dla organu nadrzędnego, wojewody, itp.

 

04

   

Informatyzacja

   
   

040

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji

B25

w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego

   

041

 

Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów

teleinformatycznych

B10

w tym sprawy bezpieczeństwa systemów; przy czym akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kategorii B25 i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki

   

042

 

Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne

B10

 
   

043

 

Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów

B10

okres przechowywania liczy się od daty utraty uprawnień dostępu

   

044

 

Projektowanie i eksploatacja stron internetowych

B10

 
 

05

   

Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje

   
   

050

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji

B25

 
   

051

 

Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio

B25

W tym ich rejestr

   

052

 

Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości

B5

 
   

053

 

Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelski

B25

 
   

054

 

Interpelacje i zapytania

B25

w tym posłów, senatorów, radnych

   

055

 

Sprawy odesłane do załatwienia innym podmiotom

B2

dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy

 

06

   

Reprezentacja i promowanie

   
   

060

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności

B25

 
   

062

 

Kontakty ze środkami publicznego przekazu

   
     

0620

Informacje własne dla środków publicz- nego przekazu, odpowiedzi na informacje medialne, konferencje i wywiady

B25

 
     

0621

Monitoring środków publicznego przekazu

B25

w tym tzw. wycinki prasowe

   

063

 

Promocja i reklama działalności własnej jednostki

B25

w tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe

   

064

 

Własne wydawnictwa oraz udział w obcych wydawnictwach

B25

 
   

065

 

Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich

rozpowszechnianie

B5

 
   

067

 

Badanie satysfakcji klienta

B10

 
 

07

   

Współdziałanie z innymi podmiotami

 

W kraju i za granicą

   

070

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami

B25

 

 

 

071

 

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym

B25

przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073

 

 

072

 

Kontakty z podmiotami zagranicznymi

 

 

 

 

 

0720

Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi

B25

przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073

 

 

 

0721

Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli własnej jednostki

B10

 

 

 

 

0722

Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy

B10

 

 

 

073

 

Umowy i porozumienia z innymi

podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania

B25

okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów

 

 

074

 

Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe i zagraniczne

B25

w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych

 

 

08

 

 

Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii

Europejskiej

   
   

080

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych

B25

 
   

081

 

Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków

zewnętrznych oraz ich realizacja

B25

w tym przygotowanie i składanie

wniosków

 

09

   

Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka

 

planowanie i sprawozdawczość

przy klasie 03

   

090

 

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka

B25

 
   

091

 

Kontrole

   
     

0910

Kontrole zewnętrzne we własnej jednostce

B25

 
     

0911

Kontrole wewnętrzne we własnej jednostce

B25

 
     

0912

Książka kontroli

B25

 
   

092

 

Audyt

B25

 
   

093

 

Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań

B25

 

1

     

SPRAWY KADROWE

   
 

10

   

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

   
   

100

 

Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

B25

m.in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe

   

101

 

Otrzymane od organów i jednostek zewnętrzn. regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych

B10

jeżeli regulacje te dotyczą bezpośrednio pracowników jednostki to kwalifikuje się akta spraw ich dotyczących do kategorii B25

   

102

 

Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych

B25

 
 

11

   

Nawiązywanie, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych form zatrudnienia

   
   

110

 

Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy

B2

 
   

111

 

Konkursy na stanowiska

B5

 
   

112

 

Obsługa zatrudnienia

   
     

1120

Obsługa zatrudnienia kierownika jednostki

B10

 
     

1121

Obsługa zatrudnienia pracowników

B5

w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych

     

1122

Rozmieszczanie i wynagradzanie

pracowników

B5

m. in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika

     

1123

Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin

B*)

*) czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, w innym przypadku wynosi 6 lat

     

1124

Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych

B5

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

     

1125

Staże zawodowe

B10

 
     

1126

Wolontariat

B10

 
     

1127

Praktyki

B10

 

 

 

114

 

Prace zlecone (umowy cywilnoprawne)

   
     

1140

Prace zlecone ze składką na ubezpieczenie społeczne

B50

 
     

1141

Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne

B10

 

 

 

115

 

Nagradzanie, odznaczanie i karanie

   

 

   

1150

Nagrody

B10

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

 

   

1151

Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne

B10

przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika

     

1152

Wyróżnienia

B10

np. podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały

 

   

1153

Karanie

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa

     

1154

Postępowanie dyscyplinarne

B*)

*) okres przechowywania uzależniony jest od obowiązujących przepisów prawa; posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie „Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne)” w ramach grupy rzeczowej 00

   

116

 

Sprawy wojskowe osób zatrudnionych

B10

 
   

117

 

Dostęp osób zatrudnionych do informacji chronionych przepisami prawa

B20

 
 

12

   

Ewidencja osobowa

   
   

120

 

Akta osobowe osób zatrudnionych

B50

 
   

121

 

Pomoce ewidencyjne do akt osobowych

B50

w tym dane w systemach bazodanowych

   

122

 

Legitymacje służbowe

B5

w tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, itp. Legitymacje uczniowskie klasyfikuje się przy klasie 4316.

   

123

 

Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu

B5

 
 

13

   

Bezpieczeństwo i higiena pracy

   
   

130

 

Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy

B25

 
   

131

 

Działania w zakresie zwalczania wypad-ków, chorób zawodowych, ryzyka pracy

B25

w tym ocena ryzyka zawodowego

   

132

 

Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy

B10

przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kategorii B25

   

133

 

Warunki szkodliwe i choroby zawodowe

   
     

1330

Warunki szkodliwe

B10

 
     

1331

Rejestr czynników szkodliwych

B40

 
     

1332

Choroby zawodowe

B10

 
 

14

   

Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych (w tym nauczycieli)

   
   

140

 

Zasady i programy szkolenia i doskonalenia

B25

w tym indywidualne ścieżki rozwoju

   

141

 

Szkolenia organizowane we własnym zakresie

B10

w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych

   

142

 

Dokształcanie pracowników

B5

studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych

 

15

   

Dyscyplina pracy

   
   

150

 

Czas pracy

   
     

1500

Dowody obecności w pracy

B3

 
     

1501

Absencje w pracy

B3

 
     

1502

Rozliczenia czasu pracy

B5

 
     

1503

Delegacje służbowe

B3

W tym ich ewidencja

     

1504

Ustalanie i zmiany czasu pracy

B3

 
     

1505

Praca w godzinach nadliczbowych

B5

 
   

151

 

Urlopy osób zatrudnionych

   
     

1510

Urlopy wypoczynkowe

B5

 
     

1511

Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowa- wcze, dla poratowania zdrowia itp.

B5

 
     

1512

Urlopy bezpłatne

B5

 
   

152

 

Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych

B5

 
 

16

   

Sprawy socjalno-bytowe pracowników

   
   

160

 

Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych

B5

 
   

161

 

Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych

B5

 
   

162

 

Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi

B5

 
   

163

 

Akcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych

B5

 
   

164

 

Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przejazdy

B5

 
 

17

   

Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna

   
   

170

 

Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego

B10

 
   

171

 

Obsługa ubezpieczenia społecznego

B5

w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS

   

172

 

Dowody uprawnień do zasiłków

B5

 
   

173

 

Emerytury i renty

B10

 
   

174

 

Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze, itp.

B10

 
   

175

 

Opieka zdrowotna

   
     

1750

Organizowanie i obsługa opieki zdrowotnej

B5

 
     

1751

Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy

B10

 
     

1752

Pomoc zdrowotna dla pracowników/nauczycieli

B10

 

2

     

ADMINISTROWANIE ŚRODKAMI RZECZOWYMI

   
 

20

   

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych

B25

 

 

21

   

Inwestycje i remonty

B5

 

 

22

   

Administrowanie i eksploatowanie obiektów

   
   

220

 

Stan prawny nieruchomości

B25

w tym nabywanie i zbywanie

   

221

 

Udostępnianie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne

B5

okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu

   

222

 

Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń

B5

korespondencja dot. konserwacji, zaopa-trzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, w tym przeglądy stanu technicznego, itp.

   

223

 

Podatki i opłaty publiczne

B10

 
   

224

 

Gospodarowanie terenami wokół obiektów

B5

tereny zielone itp.

   

225

 

Ewidencja pobytu w internacie

B50

W tym książki meldunkowe

 

23

   

Gospodarka materiałowa

 

nie dotyczy środków trwałych i nietrwałych

   

230

 

Zaopatrzenie w sprzęt, materiały

i pomoce biurowe

B5

w tym zamówienia, reklamacje, korespondencja handlowa z dostawcami

   

231

 

Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych

B5

dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo-wartościowe, zestawienia wyposażenia

   

232

 

Ewidencja środków trwałych i nietrwałych

B10

 
   

233

 

Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych

B10

dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji, itp., okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka

   

234

 

Dokumentacja techniczno-eksploatacyjna

środków trwałych

B5

opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia

   

235

 

Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi

B5

 
 

24

   

Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna

   
   

240

 

Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich

B5

 
   

241

 

Eksploatacja własnych środków

transportowych

B5

karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni

   

242

 

Użytkowanie obcych środków

transportowych

B5

zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów

   

243

 

Eksploatacja środków łączności

(telefonów, telefaksów)

B5

w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności

   

244

 

Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych)

B10

 
 

25

   

Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne

   
   

250

 

Strzeżenie mienia własnej jednostki

B10

plany ochrony obiektów, dokumentacja służby ochrony, przepustki, karty magnetyczne itp.

   

251

 

Ubezpieczenia majątkowe

B10

m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp., sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy

   

252

 

Ochrona przeciwpożarowa

B10

 
   

253

 

Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe

B10

 
 

26

   

Zamówienia publiczne

B5

w zakresie całej działalności jednostki

3

     

FINANSE I OBSŁUGA FINANSOWO -KSIĘGOWA

   
 

30

   

Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo-księgowych

B25

w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia

 

31

   

Planowanie i realizacja budżetu

   
   

310

 

Wieloletnia prognoza finansowa

B25

 
   

311

 

Planowanie budżetu

B25

 
   

312

 

Realizacja budżetu

   
     

3120

Przekazywanie środków finansowych

B5

 
     

3121

Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat

B5

 
     

3122

Ewidencjonowanie dochodów,

wykorzystania środków, opłat

B5

 
     

3123

Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu

B10

 
     

3124

Sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu

B25

 
     

3125

Rewizja budżetu i jego bilansu

B25

 
   

313

 

Finansowanie i kredytowanie

   
     

3130

Finansowanie działalności

B5

 
     

3131

Finansowanie inwestycji

B5

 
     

3132

Finansowanie remontów

B5

 
     

3133

Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi

B5

 
     

3134

Gospodarka pozabudżetowa

B5

 
   

314

 

Egzekucja i windykacja

B10

 
 

32

   

Rachunkowość, księgowość i

obsługa kasowa

   
   

320

 

Obrót gotówkowy i

bezgotówkowy

   

 

 

 

3200

Obrót gotówkowy

 

B5

 

 

     

3201

Obrót bezgotówkowy

B5

 
     

3202

Depozyty kasowe, obsługa wadium

B5

 

 

 

321

 

Księgowość

   
     

3210

Dowody księgowe

B5

 
     

3211

Dokumentacja księgowa

B5

 
     

3212

Rozliczenia

B5

 
     

3213

Ewidencja syntetyczna i analityczna

B5

 
     

3214

Uzgadnianie sald

B5

 
     

3215

Kontrole i rewizje kasy

B5

 
     

3216

Zobowiązania, poręczenia

B5

 
   

322

 

Księgowość materiałowo-towarowa

B5

 
   

323

 

Rozliczenia płac i wynagrodzeń

   
     

3230

Dokumentacja płac i potrąceń z płac

B5

 
     

3231

Listy płac

B50

 
     

3232

Kartoteki wynagrodzeń

B50

 
     

3233

Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego

B5

 
     

3234

Rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne

B50

 
     

3235

Dokumentacja wynagrodzeń z bezosobowego funduszu płac

B50

przy czym bez składki na ubezpieczenie społeczne – kategoria B10

 

33

   

Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych

B10

z wyjątkiem dokumentacji ujętej w klasie 08, okres przechowywania liczy się od momentu ostatecznego rozliczenia projektu lub programu

 

34

   

Opłaty i ustalanie cen

   
   

340

 

Ustalanie i zwalnianie z opłat

B5

W tym posiłki na stołówkach

   

341

 

Ustalanie cen za własne wyroby

B5

 
 

35

   

Inwentaryzacja

   
   

350

 

Wycena i przecena

B10

 
   

351

 

Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i

różnice inwentaryzacyjne

B5

 
 

36

   

Dyscyplina finansowa

B10

 

4

     

DZIAŁALNOŚĆ KULTURALNA I ARTYSTYCZNO-WYCHOWAWCZA

   
 

40

   

Upowszechnianie kultury

   

 

 

400

 

Spektakle teatralne, kabaretowe

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4000

Prezentacje własne

B25

Programy, scenariusze, plakaty, foldery, dokumentacja filmowa itp.

     

4001

Prezentacje własne poza siedzibą

B25

 
     

4002

Prezentacje obce

B5

 
   

401

 

Koncerty

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4010

Występy własne

B25

Programy, scenariusze, dokumentacja fotograficzna, audiowizualna

     

4011

Występy własne poza siedzibą

B25

 
     

4012

Występy obce

B5

 
   

402

 

Występy i pokazy taneczne

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4020

Pokazy własne

B25

Programy, scenariusze, plakaty, foldery, dokumentacja filmowa itp.

     

4021

Pokazy własne poza siedzibą

B25

 
     

4022

Pokazy obce

B5

 
   

403

 

Pokazy filmowe

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4030

Pokazy własne

B25

 
     

4031

Pokazy obce

B5

 
     

4032

Obsługa organizacyjno - techniczna

B5

 
 

41

   

Upowszechnianie sztuki

   
   

410

 

Wystawy

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4100

Wystawy własne w Ośrodku Kultury

B25

Plakaty, recenzje, dok. filmowa, fotograficzna, audiowizualna - obce B5

     

4101

Wystawy obce w Ośrodku Kultury

B5

 
   

411

 

Wydawnictwa

   
     

4110

Przygotowanie merytoryczne do druku

B25

Projekty, przygotowanie materiałów do publikacji, teksty, dokumentacja fotograficzna.

     

4111

Wydanie pozycji

B25

Egzemplarze archiwalne

   

412

 

Wykłady, prelekcje, spotkania

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4120

Organizowane przez Ośrodek Kultury

B25

Dokumentacja merytoryczna, tematyka, sprawozdania, dokumentacja audiowizualna, fotograficzna

     

4121

Udział w obcych wykładach, prelekcjach i seminariach

B5

Własne wystąpienia - B25.

     

4122

Obsługa organizacyjno - techniczna

B5

 
   

413

 

Festiwale, przeglądy, konkursy

 

Dla każdego przedsięwzięcia oddzielna teczka

     

4130

Organizowane przez Ośrodek Kultury

B25

Scenariusze, sprawozdania, protokoły, materiały informacyjne, dokumentacja audiowizualne i fotograficzna

     

4131

Udział w imprezach obcych

B5

Własne wystąpienia - B25.

     

4132

Obsługa techniczna

B5

 
   

414

 

Warsztaty

 

Dla każdego przedsięwzięcia odrębna teczka

     

4140

Warsztaty i zajęcia teatralne

B25

Scenariusze, programy, foldery, sprawozdania, dokumentacja merytoryczna, itp. własne; obce - B5

     

4141

Warsztaty tańca, zajęcia taneczne

B25

 
     

4142

Warsztaty literackie

B25

 
     

4143

Zajęcia modelarskie

B25

 
     

4144

Zajęcia podczas ferii i wakacji

B25

 
     

4145

Obsługa organizacyjno - administracyjna

B5

 
   

415

 

Amatorski ruch artystyczny

   
     

4150

Kroniki zespołów

B25

 
     

4151

Dzienniki zajęć

B10

 

5

     

BIBLIOTEKA

   
 

50

   

Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kultury

B25

 
 

51

   

Organizacja imprez kulturalnych, uroczystości i obchodów

   
   

510

 

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów stałych oraz periodycznych

B25

Całość dokumentacji związanej z promocją biblioteki, czytelnictwa, książki (imprezy biblioteczne – projekty, konkursy, spotkania autorskie, itp. )

   

511

 

Organizacja imprez, uroczystości i obchodów jednorazowych

B25

Jak w klasie 4010

 

52

   

Podstawowe zasady gromadzenia, opracowania i ewidencjonowania zbiorów bibliotecznych

B25

Przepisy, instrukcje, akty normatywne

   

520

 

Gromadzenie zbiorów bibliotecznych

   
     

5200

Zakupy

B5

Korespondencja w sprawie zakupu, dowody wpływu, rachunki, specyfikacje, protokoły komisji wyceny

     

5201

Wymiana zbiorów bibliotecznych

B5

Korespondencja, cenniki prasy, rachunki, specyfikacje. Oryginały w księgowości

     

5202

Inne formy gromadzenia

B5

Potwierdzenia odbioru daru, depozytu, protokoły przyjęcia materiałów za zagubione lub zniszczone od czytelników, umowy dotyczące wymiany, itp.

     

5203

Rewindykacja zbiorów

B25

W tym korespondencja

   

521

 

Opracowanie zbiorów bibliotecznych

B25

Zasady opracowania zbiorów, plany, sprawozdania

   

522

 

Ewidencja zbiorów bibliotecznych

   
     

5220

Księgi inwentarzowe

B25

 
     

5221

Katalogi

B25

 
     

5222

Inne formy ewidencji

B5

 
   

523

 

Udostępnianie zbiorów bibliotecznych

   
     

5230

Zasady udostępniania zbiorów bibliotecznych

B25

Regulaminy wypożyczalni, czytelni i innych działów (wypożyczalnia zbiorów audiowizualnych, kawiarenka internetowa)

     

5231

Zobowiązania czytelników

B10

Zapisy i wyrejestrowanie

     

5232

Rejestry czytelników

B25

 
     

5233

Dokumentacja udostępniania

B10

 
     

5234

Kwerendy wykonane dla użytkowników (informacja)

B10

 
     

5235

Wypożyczenia międzybiblioteczne

B10

Zamówienia, rewersy, korespondencja, potwierdzenia wysyłek materiałów bibliotecznych z i do Biblioteki

     

5236

Bibliografie

B25

Opracowania własne

     

5237

Opracowania bibliograficzne

B25

Zestawy bibliograficzne itp.

     

5238

Zamówienia na usługi reprograficzne

B5

 
   

524

 

Bezpieczeństwo zbiorów bibliotecznych

   
     

5240

Ewidencja najcenniejszych zbiorów przewidzianych do ewentualnej ewakuacji

B50

 
     

5241

Podstawowe zasady profilaktyki, zabezpieczenia zbiorów

B25

Wytyczne, regulaminy

     

5242

Prace introligatorskie

B5

Zamówienia, protokoły zdawczo-odbiorcze

     

5243

Skontrum

B25

Protokoły

     

5244

Ubytki w zbiorach bibliotecznych

B25

Księga ubytków, protokoły, rejestry (wykazy książek)

   

525

 

Popularyzacja biblioteki, książki i czytelnictwa

   
     

5250

Spotkania popularyzujące literaturę, kulturę i naukę

B25

Zaproszenia, ulotki, materiały, dokumentacja spotkań w tym fotograficzna

     

5251

Lekcje biblioteczne

B25

 
     

5252

Wycieczki do biblioteki

B5

 
     

5253

Inne formy popularyzacji czytelnictwa

B25

 
     

5254

Wystawy

B25

 
   

526

 

Działalność z zakresu integracji społecznej

B10

 

6

     

ŻYCIE PLACÓWKI

   
 

60

   

Gazetka

   
   

600

 

Zasady funkcjonowania gazetki

B25

 
   

601

 

Przygotowanie numerów gazetki

B25

dla każdego numeru gazetki prowadzi się oddzielną teczkę z materiałami

   

602

 

Poligrafia i kolportaż

B5

 
 

61

   

Uroczystości rocznicowe

B25

 
 

62

   

Kroniki i monografie

B25

 

 

 

 

Zał. nr 3 do zarządzania nr  01/15  Dyrektora

Gminnego Ośrodka Kultury w Cisku

z dn. 01.01.2015

 

Instrukcja archiwalna

 

Spis treści:

 

Rozdział 1 – Przepisy ogólne

Rozdział 2 – Organizacja i zadania składnicy akt

Rozdział 3 – Lokal składnicy akt

Rozdział 4 – Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt

Rozdział 5 - Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji 

Rozdział 6 – Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

Rozdział 7 – Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt

Rozdział 8 – Brakowanie dokumentacji

 

Rozdział 1 – Przepisy ogólne

 

 

§ 1. Instrukcja archiwalna reguluje postępowanie w składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

 

§ 2. 1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do właściwych kategorii archiwalnych.

 

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej jest wykaz akt obowiązujący w czasie, gdy dokumentacja powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

 

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji.

 

§ 3. 1. W stosowanym systemie tradycyjnym dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:

 

1) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji do przekazania do składnicy akt, ich przesyłania, jak i środków ewidencyjnych dokumentacji przechowywanej w składnicy akt;

2) prowadzenia ewidencji dokumentacji w składnicy akt;

3) prowadzenia ewidencji udostępniania dokumentacji;

4) sporządzania środków ewidencyjnych dokumentacji w związku z procedurą brakowania dokumentacji;

5) prowadzenia ewidencji wyników pomiaru temperatury i wilgotności powietrza w składnicy akt;

6) informowania o dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.

 

2. Narzędzia informatyczne mogą być stosowane zamiast dokumentacji w postaci nieelektronicznej, zgodnie z obowiązującą w podmiocie polityką zarządzania bezpieczeństwem informacji, w której określono wymagania bezpieczeństwa zgodne z Polską Normą PN-ISO/IEC 27001:2007 lub nowszą.

 

Rozdział 2 – Organizacja i zadania składnicy akt

 

§ 4. 1. W podmiocie działa jedna składnica akt.

 

2. Składnica akt jest prowadzona przez pracownika podmiotu, któremu powierzono to zadanie w zakresie obowiązków służbowych.

 

§ 5. Do zadań składnicy akt należy:

 

1) przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych.

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

3) porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym,

4) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

5) wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy
w komórce organizacyjnej,

6) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji
na temat osób, zdarzeń czy problemów,

7) inicjowanie brakowania dokumentacji oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

8) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania
z dokumentacją.

 

Rozdział 3 – Lokal składnicy akt

 

§ 6. W lokalu składnicy akt do przechowywania dokumentacji zapewnia się warunki do realizacji zadań składnicy akt oraz zabezpieczenia przechowywanej w nim dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą (lokal powinien być suchy, zapewniający właściwą temperaturę i wilgotność w ciągu roku, wyposażony w gaśnice odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru, ze stałym dostępem do całości przechowywanej dokumentacji bez potrzeby przestawiania jej części w celu dotarcia do innej);

 

§ 7. Lokal składnicy akt składa się ze stałego miejsca do pracy dla archiwisty, miejsc do korzystania z dokumentacji oraz pomieszczeń magazynowych,

 

§ 8. 1. Pomieszczenie magazynowe wyposaża się w:

 

1) ponumerowane regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne), zabezpieczone przed korozją, przy czym regały stacjonarne powinny być usytuowane prostopadle do okien oraz oddalone od ścian minimum 5 cm, z przejściem między nimi minimum 80 cm, o wysokości
i szerokości półek dostosowanej do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;

2) drabinkę lub schodki umożliwiające dostęp do wyżej usytuowanych półek;

3) sprzęt do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza.

 

2. W pomieszczeniach magazynowych zapewnia się warunki odpowiednie do określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 51n ustawy.

 

§ 9. Wstęp do pomieszczeń składnicy akt jest możliwy tylko w obecności archiwisty lub upoważnionego pracownika.

 

Rozdział 4 – Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt

 

§ 10. 1. Przekazanie dokumentacji do składnicy akt oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumentację składnicy akt.

 

2. Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do składnicy akt w terminach ustalonych z archiwistą.

 

§ 11. 1 Przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

 

1) dla całego spisu:

a) nazwę podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

b) imię, nazwisko i podpis pracownika, który przygotował spis,

c) imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej lub samodzielnego pracownika przekazującej dokumentację,

d) imię, nazwisko i podpis pracownika przyjmującego dokumentację,

e) datę przekazania spisu;

 

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny
z wykazu akt, a w przypadku, o którym mowa w § 5 ust. 6 instrukcji kancelaryjnej, dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielenia grupy spraw,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) rok założenia teczki aktowej,

e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej (wówczas rok ten podaje się w nawiasie przed rokiem założenia teczki aktowej),

f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,

g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji spisu,

h) oznaczenie kategorii archiwalnej.

 

2. Spis zdawczo-odbiorczy jest sporządzany na nośniku papierowym.

3. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach.

 

§ 12. 1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do składnicy akt powinna być uporządkowana przez prowadzących sprawy lub wyznaczonego w danej komórce organizacyjnej pracownika.

 

2. Uporządkowanie dokumentacji polega na:

1) w odniesieniu do materiałów o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:

a) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidzianym w § 34 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić papierowymi okładkami,

b) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

c) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

d) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

e) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej
o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby dodatkowo w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

f) opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 33 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,

g) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

 

2) w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:

a)odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw, umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby - w pudłach, lub umieszczeniu bezpośrednio w paczkach lub pudłach przy czym gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych, opisaniu teczek aktowych zgodnie z § 33 ust. 2 i 3 instrukcji kancelaryjnej,ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt;

 

§ 13. Pracownik składnicy akt może odmówić przejęcia dokumentacji, jeżeli:

 

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 12;

2) spisy zdawczo-odbiorcze zawierają braki lub błędy;

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo-odbiorczym.

 

Rozdział 5 - Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji    oraz prowadzenie jej ewidencji

 

§ 14. Po przejęciu dokumentacji pracownik składnicy akt kolejno:

 

1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;

 

2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:

a) liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez składnicę akt,

c) nazwę komórki organizacyjnej i pracownika przekazującego dokumentację,

d) nazwę komórki organizacyjnej i nazwisko pracownika, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa komórki organizacyjnej i pracownika przekazującej dokumentację,

e) liczbę pozycji w spisie,

f) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;

 

3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu wynikający
z wykazu spisów;

4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie, na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle;

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji w składnicy akt;

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich zbiorów, o których mowa w § 15.

 

§ 15. Archiwista prowadzi dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:

 

1) zbiór pierwszy na drugie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych;

2) zbiór drugi na trzecie egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych w układzie według komórek organizacyjnych przekazujących dokumentację.

 

§ 16. Dokumentację układa się w składnicy akt w sposób zapewniający jej ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalający na efektywne wykorzystanie miejsca.

 

§ 17. Dokumentacja zgromadzona w składnicy akt jest poddawana okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.

 

§ 18. Do porządkowania przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych
w stanie nieuporządkowanym stosuje się odpowiednio przepisy § 12.

 

Rozdział 6 – Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

 

§ 19. 1. Dokumentację udostępnia się na miejscu w składnicy akt przez jej wypożyczenie lub w postaci kopii.

 

2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją
w składnicy akt do czasu zwrotu dokumentacji.

 

§ 20. Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia oraz środków ewidencyjnych składnicy akt.

 

§ 21. 1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt pracownikom podmiotu odbywa się po uzgodnieniu z pracownikiem odpowiedzialnym za składnicę akt na podstawie wniosku pisemnego (karty udostępniania akt) lub ustnego oraz po odnotowaniu tego faktu w rejestrze.

 

2. Karta udostępniania i rejestr powinny zawierać co najmniej:

1)      liczbę porządkową (numer karty);

datę;

nazwę wnioskującego;

wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała;

b) dat skrajnych dokumentacji;

c) sygnatury archiwalnej;

2)      imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie wraz z podpisem potwierdzającym odbiór akt;

podpis osoby zwracającej akta;

podpis archiwisty potwierdzającego zwrot akt.

 

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza podmiotu jest wymagana zgoda dyrektora podmiotu lub osoby przez niego upoważnionej.

 

4. Zgoda na udostępnienie dokumentacji osobom spoza podmiotu wydawana jest na podstawie pisemnego wniosku zawierającego następujące informacje:

 

1) datę;

2) nazwę wnioskującego;

3) wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie, przez zamieszczenie we wniosku co najmniej:

a) informacji o nazwie komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła
i zgromadziła lub przekazała,

b) dat skrajnych dokumentacji;

4) informację o sposobie udostępnienia;

5) imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;

6) cel udostępnienia;

7) uzasadnienie.

 

§ 22. 1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji i korzysta z niej tylko w obecności archiwisty lub upoważnionego pracownika podmiotu.

 

2. Niedopuszczalne jest:

 

1) wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom, komórkom organizacyjnym lub jednostkom organizacyjnym bez wiedzy archiwisty;

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.

 

§ 23. 1. Archiwista lub upoważniony pracownik sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

 

2. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji archiwista sporządza protokół, w którym zamieszcza co najmniej następujące informacje:

 

1) datę sporządzenia;

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia.

 

3. Na podstawie protokołu dyrektor zarządza postępowanie wyjaśniające.

 

§ 24. Archiwista odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji osobom spoza podmiotu załączając wniosek i podając daty udostępnienia.

 

Rozdział 7 – Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt

 

§ 25. W przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej, z której dokumentacja została już przekazana do składnicy akt, archiwista na wniosek z komórki organizacyjnej wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje do tej komórki.

 

§ 26. 1. Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo-odbiorczego, w której jest ujęta wycofywana dokumentacja, o dacie wycofania i załączeniu stosownego wniosku.

 

2. Informację o wycofaniu sprawy zamieszcza się również w odpowiedniej pozycji spisu spraw,

 

3. Fakt przekazania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt do komórki organizacyjnej dokumentują podpisem archiwista i kierownik lub wyznaczony przez niego pracownik komórki organizacyjnej,

 

4. W tym celu sporządza się protokół z wycofania lub notatkę służbową zawierającą datę wycofania, nazwę komórki organizacyjnej do której dokumentację wycofano, tytuł teczki aktowej lub numer sprawy, sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

 

Rozdział 8 – Brakowanie dokumentacji

 

§ 27. 1. Brakowanie dokumentacji inicjuje archiwista przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

 

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, archiwista sporządza spis brakowanej dokumentacji.

 

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych, których dokumentacja została wytypowana do brakowania. W przypadku gdy nie ma takiej możliwości, opinię wydaje dyrektor lub osoba przez niego upoważniona.

 

4. Osoby, o których mowa w ust. 3 w trakcie tych czynności, mogą wydłużyć czas przechowywania dokumentacji.

 

§ 28. Do procedury brakowania dokumentacji stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy.

 

§ 29. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, pracownik odpowiedzialny za składnice akt jest zobowiązany:

a) do jej odpowiedniego uporządkowania,

b) do sporządzenia nowego spisu zdawczo-odbiorczego,

c) wykonania zaleceń archiwum państwowego związanych z wydaną decyzją.

 

§ 30. 1. Po wybrakowaniu dokumentacji pracownik odpowiedzialny za składnicę akt odnotowuje w środkach ewidencyjnych datę wybrakowania oraz numer zgody.

 

2. Dokumentacja z procedury brakowania dokumentacji jest przechowywana przez składnicę akt.

Rejestr zmian

Data wprowadzenia dokumentu do BIP: 28 stycznia 2015 14:34
Dokument wprowadzony do BIP przez: Józef Zorembik
Ilość wyświetleń: 11061
28 stycznia 2015 14:47 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
28 stycznia 2015 14:46 (Józef Zorembik) - Zmiana treści zakładki.
28 stycznia 2015 14:34 (Józef Zorembik) - Dodanie nowej zakładki.